Ένα από τα πιο συχνά ερωτήματα που δεχόμαστε στο λογιστικό μας γραφείο είναι: ποια έξοδα μπορώ να περάσω στην επιχείρησή μου ώστε να τα αναγνωρίσει η εφορία;

Σε αυτόν τον σύντομο και πρακτικό οδηγό, θα σας εξηγήσουμε ποια έξοδα αναγνωρίζονται από τη φορολογική διοίκηση, ποια εκπίπτουν από το φορολογητέο εισόδημα, και ποια πρέπει να αποφεύγετε για να μειώσετε τον κίνδυνο προστίμων σε φορολογικό έλεγχο.

Τέσσερις Βασικοί Κανόνες για να γίνει Αποδεικτό ένα Έξοδο σε Φορολογικό Έλεγχο

1. Σχετικότητα- Συνάφεια με το αντικείμενο δραστηριότητας της επιχείρησης σας
   Το έξοδο πρέπει να σχετίζεται άμεσα με τη δραστηριότητα της επιχείρησης και να είναι απαραίτητο για τη λειτουργία της.

2. Πραγματική συναλλαγή
   Το έξοδο πρέπει να βασίζεται σε πραγματική οικονομική συναλλαγή, με αξία σύμφωνη με τις τιμές αγοράς.

3. Λογιστική καταχώρηση
   Το έξοδο πρέπει να καταχωρείται στα βιβλία της επιχείρησης με τα απαραίτητα παραστατικά (τιμολόγια, αποδείξεις, συμβάσεις κ.λπ.).

4. Πληρωμή μέσω τράπεζας (όταν απαιτείται)
   Για ποσά άνω των 500€ καθαρής αξίας, η πληρωμή πρέπει να γίνεται μέσω τραπεζικού μέσου. Σε περιπτώσεις όπως ενοίκια ή μισθοδοσία, η τραπεζική πληρωμή είναι υποχρεωτική μέσω τραπέζης, ανεξαρτήτως ποσού (οποιοδήποτε ποσό ακόμα και π.χ. 25 ευρώ).

Ποια Έξοδα Μπορείτε να περάσετε στα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης σας (Εκπιπτόμενα Έξοδα)

Τα παρακάτω (ενδεικτικά σας αναφέρουμε) έξοδα θεωρούνται φορολογικά αναγνωρίσιμα και εκπίπτουν από το εισόδημα της επιχείρησης, εφόσον πληρούν τις παραπάνω προϋποθέσεις:

• Λειτουργικά Έξοδα: Ενοίκια επαγγελματικής στέγης, λογαριασμοί ΔΕΚΟ, τηλεπικοινωνίες, γραφική ύλη, έξοδα καθαριότητας, ασφάλειες, διαφημιστικά έξοδα, συνδρομές, νομικές και λογιστικές υπηρεσίες.

• Μισθοδοσία και εργοδοτικές εισφορές (όταν καταβάλλονται νόμιμα).

• Επαγγελματικός εξοπλισμός: Αγορές μηχανημάτων, επίπλων, Η/Υ, επαγγελματικών οχημάτων κ.λπ.

• Επαγγελματικά ταξίδια & έξοδα μετακίνησης: Αεροπορικά εισιτήρια, ξενοδοχεία, εστιατόρια (με παραστατικά και αιτιολόγηση επαγγελματικού σκοπού).

• Συντήρηση εξοπλισμού και επισκευές.

Έξοδα που Δεν Αναγνωρίζει η Εφορία

Η εφορία απορρίπτει έξοδα σε ενδεχόμενο φορολογικό έλεγχο τα οποία δεν σχετίζονται με τη λειτουργία και παραγωγικότητα της επιχείρησης:

• Προσωπικά έξοδα (ρούχα, σούπερ μάρκετ, διακοπές).

• Έξοδα διαμονής σε ξενοδοχεία εφόσον δεν αποδεικνύεται ότι ήταν για επαγγελματικό ταξίδι που αφορούσε την επιχείρηση.

• Αγορές χωρίς παραστατικά ή ελλιπή δικαιολογητικά.

• Υπερβολικές δαπάνες ή δαπάνες πολυτελείας (χωρίς επαρκή τεκμηρίωση και δικαιολογητικά).

• Έξοδα που πληρώθηκαν με μετρητά άνω των 500€, χωρίς την χρήση τραπεζικού μέσου (e-banking, κάρτα,επιταγή).

Πρακτικές Συμβουλές για τις Επιχειρήσεις

• Κρατάτε οργανωμένα όλα τα παραστατικά σας και ταξινομημένα κατά κατηγορία (έσοδα, έξοδα, μισθοδοσία, ενοίκια, τιμολόγια συνοδευόμενα από τα αποδεικτικά πληρωμής αν είναι άνω των 500 ευρώ).

• Αποφύγετε τιμολόγια χωρίς νόμιμη τεκμηρίωση και επαρκή δικαιολογητικά ή από «ύποπτους» προμηθευτές.

• Κάνετε συχνό έλεγχο στα βιβλία σας ώστε να είστε έτοιμοι για ενδεχόμενο φορολογικό έλεγχο.