Ποια Έξοδα Δέχεται η Εφορία; Πρακτικός Οδηγός για Όλες τις Επιχειρήσεις
Ένα από τα πιο συχνά ερωτήματα που δεχόμαστε είναι: ποια έξοδα μπορώ να περάσω στην επιχείρησή μου ώστε να τα αναγνωρίσει η εφορία;
Σε αυτόν τον σύντομο και πρακτικό οδηγό, θα σας εξηγήσουμε ποια έξοδα αναγνωρίζονται από τη φορολογική διοίκηση, ποια εκπίπτουν από το φορολογητέο εισόδημα, και ποια πρέπει να αποφεύγετε για να μειώσετε τον κίνδυνο προστίμων και λογιστικών διαφορών σε φορολογικό έλεγχο.
Οι 4 κανόνες που κρίνουν αν ένα έξοδο γίνεται δεκτό από την εφορία:
Ανεξάρτητα από τον τύπο επιχείρησης, ένα έξοδο θεωρείται φορολογικά αναγνωρίσιμο όταν πληροί τέσσερις βασικές προϋποθέσεις:
1) Συνάφεια με τη δραστηριότητα της επιχείρησης
Πρέπει να εξυπηρετεί την επαγγελματική λειτουργία της επιχείρησης και να θεωρείτε παραγωγικό, όχι προφανώς για προσωπικές ανάγκες του ιδιοκτήτη της επιχείρησης. Το έξοδο πρέπει να σχετίζεται άμεσα με τη δραστηριότητα της επιχείρησης και να είναι απαραίτητο για τη λειτουργία της. Δυστυχώς αυτός ο κανόνας έχει μια υποκειμενικότητα και συνήθως αυτός ο κανόνας είναι μια σημαντική διαφορά/αντιπαράθεση μεταξύ της εφορίας και τον ισχυρισμό της επιχείρησης σε φορολογικό έλεγχο.
2) Πραγματική συναλλαγή
Να υπάρχει πραγματικό οικονομικό γεγονός και αξία σύμφωνη με την αγορά, με απλά λόγια εικονικά τιμολόγια.
3) Λογιστική καταχώρηση
Νόμιμο παραστατικό, σωστή καταχώρηση στα βιβλία, διατήρηση δικαιολογητικών.
4) Πληρωμή μέσω τράπεζας όπου απαιτείται
Για δαπάνες άνω των 500€ καθαρής αξίας ή για ειδικές περιπτώσεις (ενοίκια, μισθοδοσία) η πληρωμή πρέπει να γίνει υποχρεωτικά τραπεζικά. Σε περιπτώσεις όπως ενοίκια ή μισθοδοσία, η τραπεζική πληρωμή είναι υποχρεωτική μέσω τραπέζης, ανεξαρτήτως ποσού (οποιοδήποτε ποσό ακόμα και π.χ. 25 ευρώ).
Ποια έξοδα δέχεται και τι δεν δέχεται η Εφορία:
| Κατηγορία Δαπάνης | Δέχεται η Εφορία | Δεν Δέχεται η Εφορία |
|---|---|---|
| Λειτουργικά έξοδα | Ενοίκια επαγγελματικού χώρου, ΔΕΚΟ, ίντερνετ, γραφική ύλη, συνδρομές | Δαπάνες σπιτιού χωρίς επαγγελματική χρήση |
| Μετακινήσεις – Ταξίδια | Αεροπορικά εισιτήρια, καύσιμα, διόδια με αποδεδειγμένο επαγγελματικό σκοπό | Ταξίδια αναψυχής ή χωρίς τεκμηρίωση |
| Εξοπλισμός & Πάγια | Υπολογιστές, μηχανήματα, εργαλεία, επαγγελματικά οχήματα | Αγορές χωρίς παραστατικά ή σε υπερβολικές τιμές |
| Υπηρεσίες | Λογιστικές, νομικές, marketing, συμβουλευτικές | Προσωπικές υπηρεσίες χωρίς σχέση με την επιχείρηση |
| Μισθοδοσία | Μισθοί & εισφορές πληρωμένες νόμιμα | «Μαύρη» εργασία, πληρωμές χωρίς τραπεζική διαδρομή |
| Λοιπές δαπάνες | Ασφάλειες, καθαριότητα, φιλοξενία πελατών με αιτιολόγηση | Προσωπικά γεύματα, δώρα χωρίς παραστατικά |
Πραγματικά παραδείγματα — Τι περνάει και γιατί:
Παράδειγμα 1: Laptop 1.200€
Εκπίπτει κανονικά, εφόσον:
υπάρχει τιμολόγιο,
έχει καταγραφεί ως πάγιο,
πληρώθηκε τραπεζικά.
Παράδειγμα 2: Διήμερο επαγγελματικό ταξίδι με έξοδα ξενοδοχείου
Εκπίπτει όταν:
συνδέεται με επαγγελματική συνάντηση,
υπάρχουν τιμολόγια ξενοδοχείου & μετακίνησης,
τεκμηριώνεται ο επαγγελματικός σκοπός του ταξιδιού.
Δεν εκπίπτει όταν θεωρεί η επιχείρηση οτι είναι «επαγγελματικό» αλλά δεν υπάρχουν αποδεικτικά.
Παράδειγμα 3: Καύσιμα για εταιρικό αυτοκίνητο ή φορτηγό της επιχείρησης
Εκπίπτουν οταν:
υπάρχει τιμολόγιο από πρατήριο καυσίμων (συνήθως συμβουλεύουμε όχι απόδειξη λιανικής γιατί δεν αναγράφεται ο αριθμός κυκλοφορίας του αυτοκινήτου).
Παράδειγμα 4: Γεύμα με πελάτη
Αποτελεί επαγγελματική δαπάνη όταν στο τιμολόγιο αναφέρεται ο σκοπός ή ο πελάτης.
Σημείωση: Η εφορία εξετάζει το ύψος της δαπάνης. Τα υπερβολικά ποσά μπορεί να απορριφθούν.
Πρακτικές Συμβουλές για τις Επιχειρήσεις:
Κρατάτε οργανωμένα όλα τα παραστατικά σας και ταξινομημένα κατά κατηγορία (έσοδα, έξοδα, μισθοδοσία, ενοίκια, τιμολόγια συνοδευόμενα από τα αποδεικτικά πληρωμής αν είναι άνω των 500 ευρώ).
Αποφύγετε τιμολόγια χωρίς νόμιμη τεκμηρίωση και επαρκή δικαιολογητικά ή από «ύποπτους» προμηθευτές.
Κάνετε συχνό έλεγχο στα βιβλία σας ώστε να είστε έτοιμοι για ενδεχόμενο φορολογικό έλεγχο.