Η ηλεκτρονική υπογραφή διευκολύνει τον νόμιμο εκπρόσωπο μιας επιχείρησης να υπογράφει έγγραφα χωρίς εκτυπώσεις, σκαναρίσματα και φυσική παρουσία. Στην πράξη, είναι χρήσιμη όταν πρέπει να υπογραφούν αιτήσεις, υπεύθυνες δηλώσεις, εξουσιοδοτήσεις, εταιρικά έγγραφα ή αρχεία που αποστέλλονται ηλεκτρονικά σε συνεργάτες, φορείς ή υπηρεσίες.
Η υπογραφή δεν εκδίδεται γενικά «στο όνομα της εταιρείας». Συνδέεται με συγκεκριμένο φυσικό πρόσωπο που έχει ενεργή σχέση με την επιχείρηση, όπως νόμιμος εκπρόσωπος, διαχειριστής, εταίρος ή μέλος Διοικητικού Συμβουλίου. Για τον λόγο αυτό, η διαδικασία ξεκινά από την εταιρεία μέσω ΓΕΜΗ, αλλά ολοκληρώνεται από τον ίδιο τον δικαιούχο ως φυσικό πρόσωπο.
Με λίγα λόγια: η επιχείρηση επιλέγει τον νόμιμο εκπρόσωπο μέσω ΓΕΜΗ, ο δικαιούχος λαμβάνει οδηγίες μέσω e-mail, ταυτοποιείται και στη συνέχεια αποκτά εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή για την υπογραφή εγγράφων.
Πού βοηθά στην πράξη η ηλεκτρονική υπογραφή
Η ηλεκτρονική υπογραφή μειώνει τον χρόνο που απαιτείται για την υπογραφή και αποστολή εγγράφων. Αντί ο νόμιμος εκπρόσωπος να εκτυπώνει ένα αρχείο, να το υπογράφει χειρόγραφα, να το σκανάρει και να το αποστέλλει ξανά, μπορεί να ολοκληρώσει την υπογραφή ηλεκτρονικά, εφόσον έχει εκδοθεί και ενεργοποιηθεί το ψηφιακό πιστοποιητικό του.
Η πρακτική αξία της φαίνεται κυρίως σε επιχειρήσεις που διακινούν συχνά έγγραφα από απόσταση. Μπορεί να βοηθήσει σε αιτήσεις, υπεύθυνες δηλώσεις, εξουσιοδοτήσεις, εταιρικά έγγραφα και λοιπά αρχεία που απαιτούν υπογραφή νόμιμου εκπροσώπου. Παραμένει, όμως, απαραίτητος ο έλεγχος του περιεχομένου πριν από την υπογραφή, γιατί η ηλεκτρονική υπογραφή δεν αλλάζει την ευθύνη του προσώπου που υπογράφει.
Ποιοι μπορούν να αποκτήσουν ηλεκτρονική υπογραφή μέσω ΓΕΜΗ
Η δυνατότητα έκδοσης ηλεκτρονικής υπογραφής μέσω ΓΕΜΗ αφορά φυσικά πρόσωπα που διατηρούν ενεργή σχέση με την εταιρεία. Ενδεικτικά, στη σχετική διαδικασία περιλαμβάνονται μέλη Διοικητικού Συμβουλίου, εταίροι, διαχειριστές και εκπρόσωποι, εφόσον εμφανίζονται στα στοιχεία της επιχείρησης.
Σύμφωνα με την ενημέρωση του ΓΕΜΗ, η δυνατότητα αφορά επιχειρήσεις με νομική μορφή ΑΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΟΕ και ΕΕ. Πριν ξεκινήσει το αίτημα, είναι σημαντικό να ελεγχθεί αν το φυσικό πρόσωπο που θα λάβει την υπογραφή εμφανίζεται σωστά στη σχετική λίστα της εφαρμογής.
Αν το πρόσωπο δεν εμφανίζεται στην αντίστοιχη λίστα, η διαδικασία δεν μπορεί να προχωρήσει άμεσα για τον συγκεκριμένο δικαιούχο. Στην περίπτωση αυτή, μπορεί να δημιουργηθεί αίτημα προσθήκης νόμιμου εκπροσώπου, το οποίο ελέγχεται από την αρμόδια υπηρεσία ΓΕΜΗ.
Τι είναι η άυλη εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή
Η άυλη εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι τρόπος ηλεκτρονικής υπογραφής που συνδέεται με συγκεκριμένο φυσικό πρόσωπο και χρησιμοποιείται μέσω ψηφιακού πιστοποιητικού. Δεν είναι απλή εικόνα υπογραφής ούτε σκαναρισμένη χειρόγραφη υπογραφή που τοποθετείται σε ένα αρχείο.
Για τον νόμιμο εκπρόσωπο μιας επιχείρησης, η ηλεκτρονική υπογραφή λειτουργεί ως μέσο υπογραφής εγγράφων στο πλαίσιο της εκπροσώπησης της εταιρείας. Η διαδικασία έκδοσης περιλαμβάνει ταυτοποίηση, γιατί το πιστοποιητικό πρέπει να αποδίδεται με σαφήνεια στο πρόσωπο που θα το χρησιμοποιεί.
Τι χρειάζεται πριν ξεκινήσει η διαδικασία
Πριν ξεκινήσει η διαδικασία, η επιχείρηση πρέπει να έχει διαθέσιμους τους κωδικούς πρόσβασης στο ΓΕΜΗ. Οι κωδικοί αυτοί χρησιμοποιούνται στο αρχικό στάδιο, όπου γίνεται η είσοδος στην υπηρεσία και η επιλογή του φυσικού προσώπου που θα λάβει την ηλεκτρονική υπογραφή.
Ο νόμιμος εκπρόσωπος πρέπει να έχει πρόσβαση στο e-mail που θα δηλωθεί ή θα χρησιμοποιηθεί στη διαδικασία, γιατί εκεί αποστέλλονται οδηγίες και έγγραφα. Στα επόμενα στάδια απαιτούνται οι προσωπικοί κωδικοί Taxisnet του δικαιούχου, καθώς και στοιχεία ταυτοποίησης.
Στη διαδικασία μπορεί να ζητηθούν αντίγραφο ταυτοποιητικού εγγράφου, αίτηση για την έκδοση ψηφιακού πιστοποιητικού και έντυπο όρων συνδρομητή. Τα σχετικά έντυπα ή οι οδηγίες αποστέλλονται στον δικαιούχο μέσω e-mail, ανάλογα με το στάδιο της διαδικασίας.
Πώς ξεκινά η διαδικασία για την ηλεκτρονική υπογραφή
Η διαδικασία ξεκινά από την επίσημη υπηρεσία για την απόκτηση ηλεκτρονικής υπογραφής για νόμιμους εκπροσώπους επιχειρήσεων. Από εκεί ο ενδιαφερόμενος οδηγείται στη διαδικασία που αφορά την έκδοση ηλεκτρονικής υπογραφής μέσω ΓΕΜΗ και Κεντρικής Ένωσης Επιμελητηρίων Ελλάδος.
Στην πράξη, η επιχείρηση εισέρχεται στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες ΓΕΜΗ και επιλέγει τη «Διάθεση ψηφιακής υπογραφής». Στη συνέχεια επιλέγεται το φυσικό πρόσωπο ή ο νόμιμος εκπρόσωπος για τον οποίο θα ξεκινήσει το αίτημα.
Μετά την αρχική υποβολή, ο δικαιούχος λαμβάνει ενημέρωση μέσω e-mail και συνεχίζει τη διαδικασία ως φυσικό πρόσωπο. Από αυτό το σημείο και μετά, χρειάζεται προσωπική ταυτοποίηση και ολοκλήρωση των βημάτων για την έκδοση του ψηφιακού πιστοποιητικού.
Ποιος ξεκινά την αίτηση και ποιος ολοκληρώνει τη διαδικασία
Η διαδικασία έχει δύο διακριτά στάδια. Το πρώτο στάδιο ξεκινά από την επιχείρηση, μέσω των υπηρεσιών ΓΕΜΗ, όπου επιλέγεται το πρόσωπο που θα αποκτήσει την ηλεκτρονική υπογραφή. Το στάδιο αυτό είναι απαραίτητο, γιατί πρέπει να συνδεθεί ο δικαιούχος με την επιχείρηση.
Το δεύτερο στάδιο ολοκληρώνεται από τον ίδιο τον δικαιούχο. Ο νόμιμος εκπρόσωπος λαμβάνει e-mail, επιβεβαιώνει τα στοιχεία του, συνδέεται με τους προσωπικούς του κωδικούς Taxisnet και ακολουθεί τις οδηγίες για την ταυτοποίηση και την έκδοση του ψηφιακού πιστοποιητικού.
Η διάκριση αυτή είναι σημαντική. Οι κωδικοί ΓΕΜΗ αφορούν την εταιρεία και χρησιμοποιούνται στην αρχή, ενώ οι προσωπικοί κωδικοί Taxisnet αφορούν τον νόμιμο εκπρόσωπο ως φυσικό πρόσωπο. Η σύγχυση των δύο σταδίων είναι ένα από τα σημεία που μπορεί να καθυστερήσει τη διαδικασία.
Ποιοι είναι οι τρόποι ταυτοποίησης
Για να εκδοθεί η ηλεκτρονική υπογραφή, ο δικαιούχος πρέπει να ταυτοποιηθεί. Η ταυτοποίηση είναι απαραίτητη, επειδή η υπογραφή θα χρησιμοποιείται από συγκεκριμένο φυσικό πρόσωπο και όχι γενικά από την εταιρεία.
Οι τρόποι ταυτοποίησης περιλαμβάνουν τη χρήση υπάρχουσας εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής της Αρχής Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου, την επιβεβαίωση του γνησίου υπογραφής σε ΚΕΠ ή άλλη δημόσια διοικητική αρχή με αποστολή των απαιτούμενων εγγράφων, καθώς και την αυτοπρόσωπη παρουσία στη διεύθυνση της Κεντρικής Ένωσης Επιμελητηρίων Ελλάδος.
Η επιλογή του τρόπου ταυτοποίησης εξαρτάται από το αν ο δικαιούχος διαθέτει ήδη ηλεκτρονική υπογραφή και από τον τρόπο με τον οποίο θέλει να ολοκληρώσει τη διαδικασία. Σε κάθε περίπτωση, τα στοιχεία και τα έγγραφα πρέπει να συμφωνούν με τις οδηγίες που θα λάβει ο δικαιούχος.
Πού χρησιμοποιείται η ηλεκτρονική υπογραφή μετά την έκδοση
Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας και την ενεργοποίηση του ψηφιακού πιστοποιητικού, ο νόμιμος εκπρόσωπος μπορεί να χρησιμοποιεί την ηλεκτρονική υπογραφή για την υπογραφή εγγράφων. Η Κεντρική Ένωση Επιμελητηρίων Ελλάδος διαθέτει εφαρμογή websign, στην οποία ο χρήστης συνδέεται με username και κωδικό.
Μέσα από την εφαρμογή, ο χρήστης επιλέγει το έγγραφο που θέλει να υπογράψει και ορίζει το σημείο στο οποίο θα εισαχθεί η ηλεκτρονική υπογραφή. Η αναλυτική διαδικασία χρήσης της εφαρμογής αφορά το στάδιο μετά την έκδοση της υπογραφής και διαφέρει από τη διαδικασία απόκτησης του ψηφιακού πιστοποιητικού.
Τι πρέπει να προσέξουν οι νόμιμοι εκπρόσωποι
Το πρώτο σημείο που πρέπει να ελεγχθεί είναι αν ο νόμιμος εκπρόσωπος εμφανίζεται σωστά στα στοιχεία του ΓΕΜΗ. Αν δεν εμφανίζεται στη σχετική λίστα, η διαδικασία δεν μπορεί να προχωρήσει απευθείας για το συγκεκριμένο πρόσωπο και ενδέχεται να χρειαστεί προηγούμενος έλεγχος ή διόρθωση.
Δεύτερο σημείο είναι το e-mail. Ο δικαιούχος πρέπει να έχει άμεση πρόσβαση στο e-mail που χρησιμοποιείται στη διαδικασία, γιατί εκεί θα λάβει οδηγίες, έντυπα και ενημερώσεις. Αν το e-mail είναι λανθασμένο ή δεν επιβεβαιωθεί, η διαδικασία μπορεί να καθυστερήσει.
Τρίτο σημείο είναι η σωστή χρήση των κωδικών. Οι κωδικοί ΓΕΜΗ αφορούν την εταιρεία και χρησιμοποιούνται στην αρχή, ενώ οι προσωπικοί κωδικοί Taxisnet αφορούν τον δικαιούχο. Ο νόμιμος εκπρόσωπος πρέπει επίσης να φυλάξει με προσοχή τα στοιχεία πρόσβασης που θα ορίσει για την ηλεκτρονική υπογραφή του, καθώς η απώλεια κωδικού μπορεί να οδηγήσει σε ανάγκη ανάκλησης και επανέκδοσης πιστοποιητικού.
