Η Σφραγίδα της Χάγης, γνωστή διεθνώς ως Apostille, είναι η επίσημη επισημείωση που απαιτείται όταν ένα ελληνικό δημόσιο έγγραφο πρόκειται να χρησιμοποιηθεί σε χώρα που συμμετέχει στη Σύμβαση της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961. Με την επισημείωση αυτή πιστοποιείται η γνησιότητα της υπογραφής, η ιδιότητα του υπογράφοντος και, όπου απαιτείται, η σφραγίδα ή το επίσημα που φέρει το έγγραφο. Δεν πιστοποιείται το περιεχόμενο του ίδιου του εγγράφου. Πριν ξεκινήσετε οποιαδήποτε ενέργεια, είναι απαραίτητο να ελέγξετε τρία πράγματα: αν η χώρα προορισμού συμμετέχει στη Σύμβαση της Χάγης, τι είδος εγγράφου έχετε και αν το έγγραφο έχει τη σωστή μορφή για να επισημειωθεί. Λάθος σε οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να οδηγήσει σε απόρριψη ή σε άσκοπη μετάβαση σε υπηρεσία.
Πότε χρειάζεται και πότε δεν χρειάζεται Σφραγίδα της Χάγης
Η Σφραγίδα της Χάγης δεν απαιτείται σε κάθε περίπτωση. Στον παρακάτω πίνακα παρουσιάζονται οι βασικές περιπτώσεις και τι ισχύει για κάθε μία.
| Περίπτωση | Χρειάζεται Σφραγίδα της Χάγης; | Τι Κάνετε |
|---|---|---|
| Ελληνικό δημόσιο έγγραφο για χώρα που συμμετέχει στη Σύμβαση της Χάγης | Συνήθως ναι | Ζητάτε Σφραγίδα της Χάγης από την αρμόδια ελληνική αρχή ανά κατηγορία εγγράφου |
| Ελληνικό δημόσιο έγγραφο για χώρα που συμμετέχει στη Σύμβαση αλλά η Ελλάδα έχει εκφράσει αντιρρήσεις στην προσχώρησή της | Όχι, δεν εκδίδεται Apostille | Ακολουθείται η διαδικασία προξενικής επικύρωσης από την αρμόδια ελληνική προξενική αρχή |
| Ελληνικό δημόσιο έγγραφο για χώρα που δεν συμμετέχει στη Σύμβαση της Χάγης | Όχι, η Apostille δεν επαρκεί | Ακολουθείται διαφορετική διαδικασία επικύρωσης, από το αρμόδιο Υπουργείο και στη συνέχεια από το Υπουργείο Εξωτερικών |
| Δημόσιο έγγραφο εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης που εμπίπτει στον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/1191 | Συνήθως όχι | Ελέγχετε αν το συγκεκριμένο έγγραφο απαλλάσσεται από επικύρωση βάσει του Κανονισμού |
| Αλλοδαπό έγγραφο που θα χρησιμοποιηθεί στην Ελλάδα | Όχι από ελληνική υπηρεσία | Η Σφραγίδα της Χάγης χορηγείται αποκλειστικά από την αρμόδια αρχή της χώρας που εξέδωσε το έγγραφο |
| Έγγραφα εμπορικής ή τελωνειακής φύσης | Εξαιρούνται από τη Σύμβαση | Ελέγχετε με τον φορέα παραλαβής τη διαδικασία που ακολουθείται σε αυτή την περίπτωση |
Ποια υπηρεσία είναι αρμόδια ανά κατηγορία εγγράφου
Η αρμόδια υπηρεσία για τη Σφραγίδα της Χάγης εξαρτάται από το είδος του εγγράφου και την αρχή που το εξέδωσε. Σε κάθε περίπτωση, η αρμοδιότητα ορίζεται με βάση τη χωρική αρμοδιότητα της υπηρεσίας που εξέδωσε το έγγραφο. Πριν μεταβείτε, επικοινωνήστε πάντα με την αρμόδια υπηρεσία της περιοχής σας για να επιβεβαιώσετε τη διαδικασία, το ωράριο και τα απαιτούμενα στοιχεία. Στον παρακάτω πίνακα παρουσιάζεται η αρμοδιότητα ανά κατηγορία εγγράφου.
| Κατηγορία Εγγράφου | Αρμόδια Αρχή | Σημείωση |
|---|---|---|
| Διοικητικά έγγραφα Δήμων, ληξιαρχείων, Ν.Π.Δ.Δ., Ανεξάρτητων Αρχών, στρατιωτικά, αστυνομικά, εκκλησιαστικά | Αποκεντρωμένη Διοίκηση, με βάση τη χωρική αρμοδιότητα του νομού | Απαιτείται πρωτότυπη χειρόγραφη υπογραφή. Η επισημείωση δεν επιδέχεται αναπαραγωγή |
| Έγγραφα αιρετής Περιφέρειας | Αρμόδια Περιφέρεια, με βάση τη χωρική αρμοδιότητα | Δεν υπάγονται στην Αποκεντρωμένη Διοίκηση |
| Δικαστικά και συμβολαιογραφικά έγγραφα | Αρμόδιο Πρωτοδικείο, με βάση τη χωρική αρμοδιότητα | Απαιτείται e-Παράβολο 10 ευρώ, κωδικός 8221, και μεγαρόσημο 3 ευρώ. Ορισμένα Πρωτοδικεία ζητούν επιπλέον μεγαρόσημο ανά έγγραφο, οπότε συνιστάται επιβεβαίωση με την υπηρεσία πριν την προσέλευση |
| Έγγραφα Διοικητικών Δικαστηρίων (Διοικητικό Πρωτοδικείο, Εφετείο, Συμβούλιο της Επικρατείας) | Αρμόδιο Διοικητικό Πρωτοδικείο, με βάση τη χωρική αρμοδιότητα | Για Διοικητικό Εφετείο και Συμβούλιο της Επικρατείας απαιτείται προηγούμενη βεβαίωση της υπογραφής από τον Προϊστάμενο |
| Έγγραφα εταιρειών από το ΓΕΜΗ | Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας-Θράκης | Τα ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα αντλούνται αποκλειστικά από το businessportal.gr και πρέπει να φέρουν ψηφιακή υπογραφή εντεταλμένου υπαλλήλου, αριθμό πρωτοκόλλου και αναφορά στον αριθμό ΓΕΜΗ |
| Συμβατά ψηφιακά έγγραφα gov.gr | Ηλεκτρονική διαδικασία e-Apostille μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης | Δεν προσκομίζονται σε φυσικό γραφείο |
Ποια έγγραφα καλύπτει η ηλεκτρονική επισημείωση e-Apostille
Η ηλεκτρονική επισημείωση e-Apostille δημιουργήθηκε με το άρθρο 64 του ν. 5043/2023 και εξειδικεύτηκε με την Απόφαση 2450/2023 του Υπουργού Επικρατείας. Καλύπτει έγγραφα που έχουν εκδοθεί μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης, όπως πιστοποιητικά οικογενειακής κατάστασης και ληξιαρχικές πράξεις. Η δυνατότητα δημιουργίας e-Apostille δεν περιορίζεται μόνο σε έγγραφα που εξέδωσε ο ίδιος ο πολίτης ηλεκτρονικά, αλλά καλύπτει και έγγραφα που εκδόθηκαν από ΚΕΠ, Δήμο ή Προξενείο κατόπιν αίτησης με φυσική παρουσία, εφόσον είχε καταχωριστεί ο ΑΦΜ του ενδιαφερομένου. Σε κάθε περίπτωση, τα έγγραφα πρέπει να έχουν εκδοθεί από τις 13 Οκτωβρίου 2023 και μετά, ώστε να είναι επιλέξιμα για ηλεκτρονική επισημείωση.
Τι μορφή πρέπει να έχει το έγγραφο
Δεν γίνεται δεκτό κάθε αντίγραφο. Η αρμόδια αρχή πρέπει να μπορεί να ελέγξει την υπογραφή, την ιδιότητα του υπογράφοντος και τη σφραγίδα του εγγράφου. Στον παρακάτω πίνακα παρουσιάζεται τι γίνεται δεκτό και τι όχι.
| Μορφή Εγγράφου | Γίνεται Δεκτή; | Επεξήγηση |
|---|---|---|
| Πρωτότυπο με φυσική χειρόγραφη υπογραφή και σφραγίδα | Ναι | Βασική απαίτηση για σχεδόν κάθε κατηγορία εγγράφου |
| Ακριβές αντίγραφο από την εκδούσα ή αρμόδια αρχή, εφόσον προβλέπεται | Ναι, υπό προϋποθέσεις | Πρέπει να έχει εκδοθεί από την αρμόδια αρχή με φυσική υπογραφή |
| Εκτύπωση εγγράφου από την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης | Όχι | Δεν γίνεται δεκτή για φυσική επισημείωση. Αν το συγκεκριμένο έγγραφο υποστηρίζεται, ακολουθείται η διαδικασία e-Apostille |
| Απλό φωτοαντίγραφο | Όχι | Δεν αρκεί σε καμία περίπτωση |
| Έγγραφο που έχει ληφθεί μέσω φαξ ή email | Όχι | Δεν γίνεται δεκτό |
| Βεβαίωση από Εθνικό Δημοτολόγιο | Όχι | Εξαιρείται ρητά από τις αρμόδιες αρχές |
| Έγγραφο με ηλεκτρονική υπογραφή, όπως πανεπιστημιακά έγγραφα | Όχι | Πανεπιστημιακά έγγραφα με ηλεκτρονική υπογραφή δεν επισημειώνονται με Σφραγίδα της Χάγης, σύμφωνα με το έγγραφο ΥΠ.ΕΣ. 15217/6.5.2015 |
Η εξαίρεση για τα πανεπιστημιακά έγγραφα με ηλεκτρονική υπογραφή είναι αυστηρή και δεν επιδέχεται παρέκκλιση. Αν χρειάζεστε Σφραγίδα της Χάγης σε πανεπιστημιακό έγγραφο, πρέπει να απευθυνθείτε στη Γραμματεία του ιδρύματος και να ζητήσετε έγγραφο με φυσική υπογραφή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου, ακολουθώντας τη διαδικασία που ορίζει το κάθε ίδρυμα.
Ειδικές κατηγορίες που χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή
Ορισμένες κατηγορίες εγγράφων απαιτούν επιπλέον βήματα πριν από την κατάθεση για Σφραγίδα της Χάγης. Στον παρακάτω πίνακα παρουσιάζονται οι πιο συχνές περιπτώσεις.
| Κατηγορία Εγγράφου | Τι Πρέπει να Κάνετε πριν Ζητήσετε Σφραγίδα της Χάγης |
|---|---|
| Ιδιωτικά έγγραφα | Απαιτείται βεβαίωση γνησίου υπογραφής από δημόσια αρχή ή ΚΕΠ. Η θεώρηση από δικηγόρο δεν γίνεται δεκτή για σκοπούς Apostille, ακόμη και αν το γνήσιο της υπογραφής του δικηγόρου έχει βεβαιωθεί από Δικηγορικό Σύλλογο |
| Πανεπιστημιακά και εκπαιδευτικά έγγραφα | Πρέπει να φέρουν φυσική υπογραφή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου. Έγγραφα με ηλεκτρονική υπογραφή δεν επισημειώνονται. Συχνά απαιτείται προηγούμενη επικύρωση από τη Γραμματεία ή τη Διεύθυνση Εκπαίδευσης |
| Συμβολαιογραφικά έγγραφα | Αρμόδιο είναι συνήθως το κατά τόπον αρμόδιο Πρωτοδικείο. Απαιτείται θεωρημένο αντίγραφο. Για γνωμοδοτήσεις ή δηλώσεις συμβολαιογράφου, που δεν αποτελούν συμβολαιογραφική πράξη, απαιτείται προηγούμενη θεώρηση από τον Πανελλήνιο Συμβολαιογραφικό Σύλλογο |
| Έγγραφα ΓΕΜΗ και εταιρικά έγγραφα | Τα ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα του ΓΕΜΗ αντλούνται αποκλειστικά από το businessportal.gr και πρέπει να φέρουν ψηφιακή υπογραφή εντεταλμένου υπαλλήλου, αριθμό πρωτοκόλλου και αναφορά στον αριθμό ΓΕΜΗ. Έγγραφα χωρίς τα στοιχεία αυτά δεν επισημειώνονται |
| Εκκλησιαστικά έγγραφα | Απαιτείται θεώρηση από την οικεία Μητρόπολη, όχι μόνο από τον ενοριακό ναό |
| Έγγραφα ΚΕΠ | Από ΚΕΠ επισημειώνονται αποκλειστικά έγγραφα απόδοσης ΑΜΚΑ και βεβαιώσεις γνησίου υπογραφής. Κανένα άλλο έγγραφο που έχει παραληφθεί μέσω ΚΕΠ δεν επισημειώνεται |
| Αστυνομικά έγγραφα | Απαιτείται επικύρωση από τον Διοικητή του αστυνομικού τμήματος και στη συνέχεια θεώρηση της υπογραφής του από Αστυνομικό Διευθυντή ή αντίστοιχο. Συνιστάται επιβεβαίωση αρμοδιότητας πριν την προσέλευση |
| ΦΕΚ | Πρέπει πρώτα να θεωρηθούν ως ακριβή αντίγραφα από το Τμήμα Πωλήσεων του Εθνικού Τυπογραφείου. ΦΕΚ τυπωμένα από το διαδίκτυο χωρίς πρωτότυπη υπογραφή δεν επισημειώνονται |
| Ποινικά μητρώα για αλλοδαπούς ή Έλληνες γεννημένους στο εξωτερικό | Επισημειώνονται από την αρμόδια Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον δεν είναι παλαιότερα των τριών μηνών και φέρουν πρωτότυπη υπογραφή από το Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου |
Σφραγίδα της Χάγης, μετάφραση και προξενική επικύρωση: ποια σειρά ακολουθείται
Η σειρά μεταξύ επισημείωσης και μετάφρασης διαφέρει ανάλογα με τη διαδικασία που ακολουθείται και είναι ένα από τα πιο συχνά σημεία σύγχυσης. Στη Σφραγίδα της Χάγης η σειρά είναι πρώτα η επισημείωση και μετά η μετάφραση: η Σφραγίδα τοποθετείται στο πρωτότυπο έγγραφο και στη συνέχεια το έγγραφο μαζί με την επισημείωση μεταφράζονται. Στην προξενική επικύρωση ισχύει το αντίστροφο, πρώτα η μετάφραση και μετά η προξενική θεώρηση: η μετάφραση γίνεται αφού το έγγραφο έχει λάβει όλες τις απαραίτητες επικυρώσεις, και στη συνέχεια τίθεται η προξενική θεώρηση. Η εναλλαγή της σειράς σε οποιαδήποτε από τις δύο διαδικασίες μπορεί να οδηγήσει σε απόρριψη του εγγράφου. Πριν προχωρήσετε, ελέγξτε με τον φορέα του εξωτερικού αν ζητά μετάφραση, σε ποια γλώσσα και από ποιον φορέα τη δέχεται. Για αναζήτηση πιστοποιημένου μεταφραστή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Μητρώο Πιστοποιημένων Μεταφραστών του Υπουργείου Εξωτερικών.
Νομική βάση
Ν. 1497/1984 (ΦΕΚ Α’ 188/27.11.1984), κύρωση της Σύμβασης της Χάγης· ν. 5043/2023, άρθρο 64 (ΦΕΚ Α’ 91/13.4.2023)· Απόφαση 2450/2023 του Υπουργού Επικρατείας (ΦΕΚ Β’ 3511/25.5.2023)· Κανονισμός (ΕΕ) 2016/1191· έγγραφο ΥΠ.ΕΣ. 15217/6.5.2015· Απόφαση Α.Κ.Γ.Γ.Α.Δ.Α. οίκ. 36837/13821/4.5.2017 (ΦΕΚ Β’ 1703/28.5.2017).
