Το ηλεκτρονικό βιβλίο υποδείξεων Τεχνικού Ασφάλειας και Ιατρού Εργασίας αποτελεί πλέον βασικό σημείο παρακολούθησης των υποδείξεων που αφορούν την υγεία και ασφάλεια στην εργασία. Η τήρησή του γίνεται στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα της Επιθεώρησης Εργασίας και αφορά τις επιχειρήσεις στις οποίες έχουν ανατεθεί καθήκοντα σε Τεχνικό Ασφάλειας ή Ιατρό Εργασίας.
Με την ΥΑ 25548/25.9.2026, που δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ Β’ 5833/28.9.2026, καθορίστηκε η διαδικασία ηλεκτρονικής τήρησης του βιβλίου. Στην πράξη, οι υποδείξεις καταχωρίζονται ψηφιακά από τον Τεχνικό Ασφάλειας ή τον Ιατρό Εργασίας, ενώ ο εργοδότης εισέρχεται στην υπηρεσία και δηλώνει ηλεκτρονικά ότι έλαβε γνώση.
Τι είναι το ηλεκτρονικό βιβλίο υποδείξεων
Το ηλεκτρονικό βιβλίο υποδείξεων είναι η ψηφιακή μορφή του ειδικού βιβλίου στο οποίο καταγράφονται οι γραπτές υποδείξεις και συμβουλές του Τεχνικού Ασφάλειας και του Ιατρού Εργασίας προς τον εργοδότη. Η λειτουργία του μέσα στο ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας δημιουργεί ενιαίο ηλεκτρονικό ιστορικό για κάθε επιχείρηση, εγκατάσταση ή πλοίο.
Η σημασία του δεν περιορίζεται στην απλή καταχώριση μιας υπόδειξης. Το ηλεκτρονικό βιβλίο αποτυπώνει ποιος καταχώρισε την υπόδειξη, πότε έγινε η επίσκεψη, πότε υποβλήθηκε η εγγραφή και πότε ο εργοδότης δήλωσε ότι έλαβε γνώση. Έτσι, η διαδικασία αποκτά σαφή ιχνηλασιμότητα και μπορεί να ελεγχθεί από τα αρμόδια όργανα της Επιθεώρησης Εργασίας.
Ποιες επιχειρήσεις αφορά
Η ηλεκτρονική τήρηση αφορά τους εργοδότες που έχουν υποχρέωση να χρησιμοποιούν υπηρεσίες Τεχνικού Ασφάλειας ή Ιατρού Εργασίας. Στο πεδίο εφαρμογής εντάσσονται επίσης οι Τεχνικοί Ασφάλειας και οι Ιατροί Εργασίας που είναι εγγεγραμμένοι στις σχετικές ηλεκτρονικές βάσεις του ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας και έχουν ενεργή ανάθεση καθηκόντων.
Στη διαδικασία εμπλέκονται και οι Εξωτερικές Υπηρεσίες Προστασίας και Πρόληψης, καθώς και οι Εσωτερικές Υπηρεσίες Προστασίας και Πρόληψης. Αυτό έχει ιδιαίτερη πρακτική σημασία για επιχειρήσεις που δεν συνεργάζονται απευθείας με μεμονωμένο Τεχνικό Ασφάλειας ή Ιατρό Εργασίας, αλλά μέσω οργανωμένης υπηρεσίας προστασίας και πρόληψης.
Πότε δεν εφαρμόζεται η ηλεκτρονική τήρηση
Η απόφαση προβλέπει εξαίρεση για τους εργοδότες που αναλαμβάνουν οι ίδιοι καθήκοντα Τεχνικού Ασφάλειας στην επιχείρησή τους, σύμφωνα με το άρθρο 502 του π.δ. 62/2025. Στις περιπτώσεις αυτές, η συγκεκριμένη διαδικασία ηλεκτρονικής τήρησης του βιβλίου υποδείξεων δεν εφαρμόζεται.
Η εξαίρεση πρέπει να διαβάζεται με προσοχή. Δεν σημαίνει απαλλαγή από τις γενικές υποχρεώσεις υγείας και ασφάλειας στην εργασία. Σημαίνει ότι, για την κατηγορία αυτή, δεν ενεργοποιείται η συγκεκριμένη ηλεκτρονική διαδικασία του βιβλίου υποδείξεων όπως εφαρμόζεται όταν υπάρχει ανάθεση καθηκόντων σε Τεχνικό Ασφάλειας ή Ιατρό Εργασίας.
Τι καταχωρίζει ο Τεχνικός Ασφάλειας ή ο Ιατρός Εργασίας
Ο Τεχνικός Ασφάλειας ή ο Ιατρός Εργασίας εισέρχεται στο ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας με τον προσωπικό του λογαριασμό και επιλέγει την επιχείρηση, την εγκατάσταση ή το πλοίο για το οποίο ενεργεί. Στη συνέχεια δημιουργεί νέα εγγραφή υπόδειξης στο ηλεκτρονικό ειδικό βιβλίο.
Στην εγγραφή συμπληρώνεται υποχρεωτικά η ημερομηνία επίσκεψης αναφοράς και το κείμενο της υπόδειξης σε πεδίο ελεύθερου κειμένου. Αν δεν υπάρχουν υποδείξεις, αυτό αναγράφεται στο ίδιο πεδίο. Η καταχώριση μπορεί να αποθηκευτεί προσωρινά πριν από την οριστική υποβολή.
Τι συμβαίνει μετά την οριστική υποβολή
Με την οριστική υποβολή, η εγγραφή λαμβάνει χρονοσήμανση από το σύστημα και δεν μπορεί πλέον να διαγραφεί ή να τροποποιηθεί. Αυτό είναι κεντρικό στοιχείο της νέας διαδικασίας, καθώς διασφαλίζει ότι το ιστορικό των υποδείξεων παραμένει σταθερό και διαθέσιμο για έλεγχο.
Η υπόδειξη τίθεται αρχικά σε κατάσταση «Σε αναμονή λήψης γνώσης». Όταν ο εργοδότης εισέλθει στην υπηρεσία και δηλώσει ότι έλαβε γνώση, η εγγραφή μεταφέρεται σε κατάσταση «Αναγνωσμένη». Με αυτόν τον τρόπο τεκμηριώνεται όχι μόνο η καταχώριση της υπόδειξης, αλλά και η ενημέρωση του εργοδότη.
Πώς δηλώνει ο εργοδότης ότι έλαβε γνώση
Ο εργοδότης ενημερώνεται για κάθε νέα υπόδειξη μέσω ειδοποίησης στον λογαριασμό του στο ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας, καθώς και με αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια αποκτά πρόσβαση στα στοιχεία της υπόδειξης και υποβάλλει ηλεκτρονικά τη δήλωση λήψης γνώσης.
Η δήλωση γίνεται με ρητή επιλογή «Δήλωση λήψης γνώσης» και είναι αμετάκλητη. Με την υποβολή της, το σύστημα καταγράφει την ημερομηνία και ώρα της δήλωσης, καθώς και τα στοιχεία του ταυτοποιημένου χρήστη που ενήργησε για λογαριασμό της επιχείρησης.
Τι ισχύει σε οικοδομικά έργα και ναυπηγοεπισκευαστικές εργασίες
Σε οικοδομικά και τεχνικά έργα, καθώς και σε ναυπηγοεπισκευαστικές εργασίες, η λήψη γνώσης από τον εργοδότη δεν εξαντλείται στην εσωτερική ενημέρωση της επιχείρησης. Ο εργοδότης, κύριος του έργου ή εργολάβος που έλαβε γνώση των υποδείξεων, οφείλει να ενημερώνει τους λοιπούς συντελεστές του έργου που τυχόν αφορούν οι υποδείξεις.
Η υποχρέωση αυτή μπορεί να αφορά άλλους εργολάβους, υπεργολάβους και τον συντονιστή ασφάλειας, εφόσον προβλέπεται. Η διάταξη έχει πρακτική αξία, επειδή σε σύνθετα έργα οι υποδείξεις για την ασφάλεια και υγεία μπορεί να επηρεάζουν περισσότερα από ένα πρόσωπα ή συνεργεία.
Μπορεί να αλλάξει μια υπόδειξη μετά την υποβολή;
Μετά την οριστική υποβολή, το κείμενο της υπόδειξης δεν τροποποιείται και δεν διαγράφεται. Αν χρειάζεται διόρθωση ή συμπλήρωση, ο Τεχνικός Ασφάλειας ή ο Ιατρός Εργασίας δημιουργεί νέα εγγραφή τύπου «διευκρίνιση/συμπλήρωση», η οποία συνδέεται ρητά με την αρχική υπόδειξη.
Η αρχική εγγραφή παραμένει στο ιστορικό και η νέα καταχώριση ακολουθεί τη δική της διαδικασία λήψης γνώσης από τον εργοδότη. Έτσι αποφεύγεται η αλλοίωση του αρχικού περιεχομένου και διατηρείται πλήρης εικόνα της εξέλιξης κάθε υπόδειξης.
Ποιοι έχουν πρόσβαση στο ηλεκτρονικό βιβλίο
Η πρόσβαση στην υπηρεσία οργανώνεται ανά ρόλο. Ο εργοδότης μπορεί να βλέπει το ειδικό βιβλίο της επιχείρησης, να παρακολουθεί τις καταχωρισμένες υποδείξεις και να δηλώνει ότι έλαβε γνώση. Ο Τεχνικός Ασφάλειας και ο Ιατρός Εργασίας μπορούν να καταχωρίζουν νέες υποδείξεις για επιχειρήσεις όπου υπάρχει ενεργή ανάθεση καθηκόντων.
Οι ΕΞΥΠΠ και ΕΣΥΠΠ έχουν δυνατότητα προβολής του ιστορικού που συνδέεται με τις υπηρεσίες τους, ενώ οι Επιθεωρητές Ασφάλειας και Υγείας μπορούν να αναζητούν και να προβάλλουν το ειδικό βιβλίο για σκοπούς ελέγχου. Η δομή αυτή εξυπηρετεί τόσο τη λειτουργία της επιχείρησης όσο και τη δυνατότητα εποπτείας από την Επιθεώρηση Εργασίας.
Εξαγωγή και εκτύπωση του βιβλίου
Οι χρήστες που έχουν πρόσβαση μπορούν να εξάγουν το ειδικό βιβλίο ή μέρος αυτού, για παράδειγμα σε αρχείο PDF ή σε εκτύπωση. Κατά την εξαγωγή αναγράφεται η ημερομηνία και η ώρα, ώστε να είναι σαφές πότε δημιουργήθηκε το συγκεκριμένο αντίγραφο.
Η δυνατότητα εξαγωγής διευκολύνει την εσωτερική οργάνωση της επιχείρησης και την προετοιμασία σε περίπτωση ελέγχου. Παράλληλα, το ηλεκτρονικό ιστορικό στο ΟΠΣ παραμένει το βασικό σημείο αναφοράς για τις καταχωρίσεις, τις χρονοσημάνσεις και την κατάσταση λήψης γνώσης.
Κυρώσεις για μη τήρηση ή παραβίαση της διαδικασίας
Σε περίπτωση παραβίασης των διατάξεων της απόφασης, εφαρμόζονται οι κυρώσεις που προβλέπονται στον Κώδικα Εργατικού Δικαίου. Η απόφαση παραπέμπει, για τις διοικητικές κυρώσεις, στα άρθρα 542, 571 και 572 του π.δ. 62/2025 και, για τις ποινικές κυρώσεις, στα άρθρα 544 και 576.
Η πρόβλεψη κυρώσεων δείχνει ότι η ηλεκτρονική τήρηση του βιβλίου δεν είναι μια τυπική καταχώριση χωρίς συνέπειες. Για τον εργοδότη, η παρακολούθηση των ειδοποιήσεων, η πρόσβαση στις υποδείξεις και η ηλεκτρονική δήλωση λήψης γνώσης αποτελούν μέρος της θεσμικής συμμόρφωσης σε θέματα υγείας και ασφάλειας στην εργασία.
Τι πρέπει να οργανώσει η επιχείρηση
Κάθε επιχείρηση που εμπίπτει στη διαδικασία πρέπει να γνωρίζει ποιος έχει αναλάβει καθήκοντα Τεχνικού Ασφάλειας ή Ιατρού Εργασίας, αν η ανάθεση είναι ενεργή και αν οι υπηρεσίες παρέχονται απευθείας ή μέσω ΕΞΥΠΠ ή ΕΣΥΠΠ. Η σωστή εικόνα αυτών των στοιχείων μειώνει τον κίνδυνο παραλείψεων στη χρήση του ηλεκτρονικού βιβλίου.
Παράλληλα, ο εργοδότης πρέπει να παρακολουθεί τον λογαριασμό του στο ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας και το email στο οποίο αποστέλλονται οι σχετικές ειδοποιήσεις. Η έγκαιρη λήψη γνώσης δεν είναι μόνο ζήτημα τυπικής συμμόρφωσης, αλλά και εργαλείο οργάνωσης της πρόληψης κινδύνων μέσα στην επιχείρηση.
