Η ασφαλιστική ενημερότητα για επιχειρήσεις αποτελεί επίσημη βεβαίωση που εκδίδεται από τον e-ΕΦΚΑ και αποτυπώνει την ασφαλιστική κατάσταση μιας επιχείρησης κατά τον χρόνο έκδοσής της. Το έγγραφο εκδίδεται ως Αποδεικτικό Ασφαλιστικής Ενημερότητας και χρησιμοποιείται σε πολλές διοικητικές, οικονομικές και επιχειρηματικές διαδικασίες.
Στην πράξη, η ασφαλιστική ενημερότητα ζητείται όταν μια επιχείρηση πρέπει να αποδείξει ότι δεν έχει ληξιπρόθεσμες ασφαλιστικές οφειλές ή ότι οι οφειλές της έχουν τακτοποιηθεί σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο. Η ανάγκη προσκόμισής της εμφανίζεται συχνά σε συναλλαγές με το Δημόσιο, σε χρηματοδοτήσεις, σε διαγωνισμούς, σε μεταβιβάσεις επαγγελματικών περιουσιακών στοιχείων και σε άλλες διαδικασίες όπου απαιτείται έλεγχος ασφαλιστικής συνέπειας.
Η έκδοση πραγματοποιείται ηλεκτρονικά μέσω των υπηρεσιών του e-ΕΦΚΑ, χωρίς να απαιτείται επίσκεψη σε φυσικό κατάστημα του Φορέα. Ωστόσο, η δυνατότητα έκδοσης εξαρτάται από την πραγματική ασφαλιστική κατάσταση της επιχείρησης, καθώς οφειλές προς τον ΕΦΚΑ ή το ΚΕΑΟ μπορεί να εμποδίσουν την άμεση λήψη του αποδεικτικού.
Έννοια και Λειτουργία του Αποδεικτικού Ασφαλιστικής Ενημερότητας
Η ασφαλιστική ενημερότητα είναι το αποδεικτικό με το οποίο πιστοποιείται η ασφαλιστική κατάσταση μιας επιχείρησης έναντι του e-ΕΦΚΑ. Στην ουσία, το έγγραφο χρησιμοποιείται για να αποδείξει ότι η επιχείρηση δεν εμφανίζει ανεξόφλητες ασφαλιστικές υποχρεώσεις που εμποδίζουν την ολοκλήρωση συγκεκριμένης συναλλαγής ή διοικητικής διαδικασίας.
Το αποδεικτικό δεν αποτελεί γενική βεβαίωση οικονομικής κατάστασης της επιχείρησης. Αφορά ειδικά την ασφαλιστική της εικόνα και εκδίδεται για συγκεκριμένη χρήση, ανάλογα με την αιτία για την οποία ζητείται. Για τον λόγο αυτό, κατά την έκδοση πρέπει να επιλέγεται σωστά η αιτία χορήγησης, καθώς η χρήση του αποδεικτικού συνδέεται με τη διαδικασία για την οποία ζητείται από τον φορέα, την τράπεζα, τη δημόσια υπηρεσία ή τον αντισυμβαλλόμενο.
Αντίστοιχο αποδεικτικό εκδίδεται και για φυσικά πρόσωπα χωρίς επιχειρηματική δραστηριότητα, με διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης, όπως αναλύεται στον οδηγό για την ασφαλιστική ενημερότητα ΕΦΚΑ για πολίτες.
Περιπτώσεις στις Οποίες Απαιτείται Ασφαλιστική Ενημερότητα
Η ασφαλιστική ενημερότητα ζητείται όταν η νομοθεσία ή η σχετική διαδικασία απαιτεί έλεγχο της ασφαλιστικής κατάστασης της επιχείρησης πριν από την ολοκλήρωση μιας πράξης. Το άρθρο 23 του ν. 4611/2019 προβλέπει τις πράξεις και συναλλαγές για τις οποίες απαιτείται η προσκόμιση αποδεικτικού ασφαλιστικής ενημερότητας, όπως η είσπραξη εκκαθαρισμένων απαιτήσεων άνω των 3.000 ευρώ ανά απαίτηση και η σύναψη ή ανανέωση συμβάσεων δανείων άνω των 6.000 ευρώ.
Στον παρακάτω πίνακα παρουσιάζονται όλες οι αιτίες χορήγησης ασφαλιστικής ενημερότητας, όπως εμφανίζονται προς επιλογή στην ηλεκτρονική υπηρεσία του e-ΕΦΚΑ.
| Αιτία Χορήγησης Ασφαλιστικής Ενημερότητας |
|---|
| Είσπραξη Εκκαθαρισμένων Απαιτήσεων ποσού άνω των 3.000 € ανά εκκαθαρισμένη απαίτηση |
| Απόκτηση Αθλητή |
| Σύναψη ή ανανέωση συμβάσεων δανείων άνω των 6.000 € |
| Μεταβίβαση ακινήτων λόγω πώλησης, γονικής παροχής ή δωρεάς |
| Σύσταση εμπράγματου δικαιώματος επί ακινήτου |
| Μεταβίβαση αυτοκινήτου ΔΧ |
| Μεταβίβαση μεταχειρισμένων επαγγελματικών αυτοκινήτων (πλην αυτοκινήτων Δ.Χ.), μηχανοκίνητων θαλασσίων σκαφών άνω των πέντε (5) μέτρων, ελικοπτέρων, ανεμοπτέρων, αεροσκαφών και επαγγελματικών σκαφών αλιείας |
| Συμμετοχή εργολήπτη σε δημοπρασία οποιουδήποτε τεχνικού έργου |
| Συμμετοχή σε διαγωνισμούς ανάληψης δημοσίων έργων ή προμηθειών του Δημοσίου και των ΝΠΔΔ |
| Συμμετοχή ως μέλος σε Κοινοπραξία ή ως εταίρος σε Ο.Ε, Ε.Ε, Ε.Π.Ε. |
| Σύνταξη συμβολαιογραφικού προσυμφώνου με τον εργολάβο |
| Κάθε νόμιμη χρήση, προβλεπόμενη από ειδικές διατάξεις, πέραν αυτών του ν. 4611/2019 |
Κατά την υποβολή της αίτησης επιλέγεται μία μόνο αιτία κάθε φορά. Εφόσον η επιχείρηση χρειάζεται αποδεικτικό για περισσότερες από μία χρήσεις, υποβάλλεται ξεχωριστή αίτηση για καθεμία.
Η ανάγκη προσκόμισης δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως τυπική λεπτομέρεια. Σε αρκετές περιπτώσεις, χωρίς ασφαλιστική ενημερότητα η συναλλαγή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί ή καθυστερεί μέχρι να τακτοποιηθούν οι εκκρεμότητες που εμφανίζονται στο σύστημα.
Τι Χρειάζεστε πριν Ξεκινήσετε
Για την ηλεκτρονική έκδοση ασφαλιστικής ενημερότητας απαιτείται πρόσβαση στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ. Ανάλογα με την περίπτωση, η είσοδος μπορεί να πραγματοποιείται με κωδικούς Taxisnet ή με τα στοιχεία πρόσβασης που χρησιμοποιούνται στις υπηρεσίες εργοδοτών του e-ΕΦΚΑ.
Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε την αιτία για την οποία χρειάζεται η ασφαλιστική ενημερότητα, καθώς αυτή θα επιλεγεί μέσα στην εφαρμογή και επηρεάζει τη χρήση του αποδεικτικού. Επίσης, η επιχείρηση πρέπει να έχει σαφή εικόνα για τυχόν ασφαλιστικές οφειλές, είτε προς τον ΕΦΚΑ είτε προς το ΚΕΑΟ, διότι αυτές μπορεί να επηρεάσουν την έκδοση του αποδεικτικού.
Διαδικασία Ηλεκτρονικής Έκδοσης στον e-ΕΦΚΑ
Η έκδοση της ασφαλιστικής ενημερότητας πραγματοποιείται ηλεκτρονικά μέσω της υπηρεσίας του e-ΕΦΚΑ για το Αποδεικτικό Ασφαλιστικής Ενημερότητας. Η υπηρεσία αφορά φυσικά και νομικά πρόσωπα, καθώς και επιχειρήσεις που είναι απογεγραμμένες ή αναπόγραφες στο Μητρώο Εργοδοτών Κοινών Επιχειρήσεων του e-ΕΦΚΑ.
Ο ενδιαφερόμενος μεταβαίνει στην υπηρεσία έκδοσης ασφαλιστικής ενημερότητας φυσικών και νομικών προσώπων, επιλέγει την είσοδο στην εφαρμογή και πραγματοποιεί σύνδεση με τα αντίστοιχα στοιχεία πρόσβασης. Μετά την είσοδο, επιλέγεται η έκδοση Αποδεικτικού Ασφαλιστικής Ενημερότητας και στη συνέχεια ορίζεται η αιτία έκδοσης, ανάλογα με τη χρήση για την οποία χρειάζεται το έγγραφο.
Μετά την υποβολή της αίτησης, το σύστημα ελέγχει την ασφαλιστική κατάσταση της επιχείρησης. Αν δεν υπάρχουν εμπόδια, εκδίδεται το αποδεικτικό, το οποίο μπορεί να αποθηκευτεί ή να εκτυπωθεί σε μορφή PDF και να χρησιμοποιηθεί στη σχετική διαδικασία.
Η διαδικασία μπορεί να ολοκληρώνεται άμεσα ή να απαιτεί έλεγχο της κατάστασης της αίτησης, ανάλογα με τα δεδομένα που εμφανίζονται στο πληροφοριακό σύστημα. Για τον λόγο αυτό, μετά την υποβολή, ο χρήστης ενδέχεται να χρειαστεί να επανέλθει στην ενότητα των υποβληθεισών αιτήσεων για να ελέγξει την πορεία ή το αποτέλεσμα της έκδοσης.
Λόγοι Μη Έκδοσης του Αποδεικτικού και Σημεία Ελέγχου
Σε ορισμένες περιπτώσεις, το πληροφοριακό σύστημα του e-ΕΦΚΑ δεν επιτρέπει την έκδοση Αποδεικτικού Ασφαλιστικής Ενημερότητας. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν εντοπίζονται ασφαλιστικές οφειλές ή εκκρεμότητες που επηρεάζουν την ασφαλιστική κατάσταση της επιχείρησης. Στην πράξη, το σύστημα εμφανίζει μήνυμα που εξηγεί ότι με βάση τα διαθέσιμα στοιχεία δεν είναι δυνατή η έκδοση του αποδεικτικού, ενώ η ανάλυση του αποτελέσματος μπορεί να δείχνει αν το πρόβλημα συνδέεται με οφειλές προς ΚΕΑΟ, ΕΦΚΑ Μη Μισθωτών ή εργοδοτικές εισφορές.
Στον παρακάτω πίνακα παρουσιάζονται οι κατηγορίες οφειλών που πρέπει να ελεγχθούν όταν δεν καθίσταται δυνατή η έκδοση του αποδεικτικού.
| Κατηγορία Οφειλής | Τι Πρέπει να Ελεγχθεί |
|---|---|
| Οφειλές μη μισθωτών στο ΚΕΑΟ | Εισφορές μη μισθωτών που έχουν μεταφερθεί από τον ΕΦΚΑ στο ΚΕΑΟ |
| Εργοδοτικές οφειλές στο ΚΕΑΟ | Ασφαλιστικές εισφορές από απασχόληση προσωπικού που έχουν μεταφερθεί στο ΚΕΑΟ |
| Οφειλές ΕΦΚΑ Μη Μισθωτών | Πρόσφατες ή τρέχουσες ασφαλιστικές εισφορές που δεν έχουν ακόμη μεταφερθεί στο ΚΕΑΟ |
| Εργοδοτικές εισφορές από ΑΠΔ | Πρόσφατες ή ανεξόφλητες εργοδοτικές εισφορές που προκύπτουν από τις Αναλυτικές Περιοδικές Δηλώσεις |
| Ενεργή ρύθμιση | Αν υφίσταται ρύθμιση, πρέπει να ελέγχεται αν τηρείται κανονικά, καθώς απώλεια ή καθυστέρηση δόσεων επηρεάζει την ασφαλιστική ενημερότητα |
Για τον έλεγχο οφειλών που έχουν μεταφερθεί στο ΚΕΑΟ από τον ΕΦΚΑ Μη Μισθωτών, είναι διαθέσιμος ο οδηγός για το πώς βρίσκετε τις οφειλές στο ΚΕΑΟ για μη μισθωτούς. Όταν η επιχείρηση απασχολεί προσωπικό, ο αντίστοιχος έλεγχος για τις εργοδοτικές οφειλές παρουσιάζεται στον οδηγό για τις οφειλές επιχείρησης στο ΚΕΑΟ από απασχόληση προσωπικού. Για τις οφειλές που δεν έχουν ακόμη μεταφερθεί στο ΚΕΑΟ, ο σχετικός έλεγχος περιγράφεται στον οδηγό για τις οφειλές στον ΕΦΚΑ Μη Μισθωτών.
Χορήγηση Βεβαίωσης Οφειλής Αντί Αποδεικτικού Ασφαλιστικής Ενημερότητας
Η ύπαρξη οφειλών προς το ΚΕΑΟ δεν σημαίνει σε κάθε περίπτωση ότι η επιχείρηση αποκλείεται οριστικά από την ολοκλήρωση της συναλλαγής. Ο νόμος προβλέπει, αντί του Αποδεικτικού Ασφαλιστικής Ενημερότητας, τη χορήγηση Βεβαίωσης Οφειλής, η οποία επέχει θέση ασφαλιστικής ενημερότητας υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις.
Χαρακτηριστική είναι η περίπτωση της σύναψης ή ανανέωσης συμβάσεων δανείων, πιστώσεων και χρηματοδοτήσεων άνω των 6.000 ευρώ. Όταν δεν υφίσταται οφειλή, χορηγείται κανονικά Αποδεικτικό Ασφαλιστικής Ενημερότητας. Όταν όμως υφίσταται οφειλή, ρυθμισμένη ή μη, χορηγείται Βεβαίωση Οφειλής, η οποία επέχει θέση ασφαλιστικής ενημερότητας υπό την προϋπόθεση ότι στους όρους της δανειακής σύμβασης προβλέπεται η ολοσχερής ή τμηματική καταβολή της οφειλής προς τον e-ΕΦΚΑ.
Η επιχείρηση πρέπει επομένως να ελέγχει όχι μόνο αν υπάρχουν οφειλές, αλλά και αν αυτές είναι ληξιπρόθεσμες, αν έχουν μεταφερθεί στο ΚΕΑΟ, αν έχουν ενταχθεί σε ενεργή ρύθμιση και αν η ρύθμιση τηρείται κανονικά. Αν η οφειλή δεν έχει τακτοποιηθεί ή η ρύθμιση δεν εξυπηρετείται, ενδέχεται να μην είναι δυνατή ούτε η έκδοση του αποδεικτικού ούτε η χορήγηση βεβαίωσης οφειλής, οπότε απαιτείται εξόφληση ή ένταξη σε ρύθμιση, ανάλογα με το είδος και την κατάσταση της οφειλής.
Επανυποβολή Αίτησης μετά την Τακτοποίηση των Οφειλών
Μετά την εξόφληση ή τη ρύθμιση των ασφαλιστικών οφειλών, η επιχείρηση μπορεί να επανέλθει στην ηλεκτρονική υπηρεσία του e-ΕΦΚΑ και να υποβάλει εκ νέου αίτηση για έκδοση ασφαλιστικής ενημερότητας.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, μετά την ενημέρωση των συστημάτων και την αποκατάσταση της ασφαλιστικής εικόνας, η έκδοση του αποδεικτικού καθίσταται δυνατή. Ωστόσο, ο χρόνος ενημέρωσης μπορεί να εξαρτάται από το είδος της οφειλής, τον φορέα στον οποίο εμφανίζεται και τη διαδικασία με την οποία πραγματοποιήθηκε η τακτοποίηση. Για τον λόγο αυτό, όταν η ασφαλιστική ενημερότητα απαιτείται για συγκεκριμένη συναλλαγή με προθεσμία, είναι σκόπιμο ο έλεγχος των οφειλών να γίνεται εγκαίρως και όχι την τελευταία στιγμή.
Σημεία Προσοχής για την Επιχείρηση
Η ασφαλιστική ενημερότητα πρέπει να ζητείται με τη σωστή αιτία έκδοσης και να χρησιμοποιείται για τη συγκεκριμένη διαδικασία για την οποία εκδόθηκε. Η χρήση της σε διαφορετική πράξη από εκείνη για την οποία ζητήθηκε μπορεί να δημιουργήσει πρακτικά προβλήματα κατά τον έλεγχο από τον φορέα που τη ζητά.
Επιπλέον, η επιχείρηση πρέπει να παρακολουθεί συστηματικά τις ασφαλιστικές της υποχρεώσεις, ιδίως όταν απασχολεί προσωπικό ή έχει παράλληλες υποχρεώσεις ως μη μισθωτός. Η ύπαρξη ανεξόφλητων εισφορών, ακόμη και πρόσφατων, μπορεί να επηρεάσει την έκδοση της ασφαλιστικής ενημερότητας. Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται και στις ρυθμίσεις, καθώς η απώλεια ρύθμισης ή η μη εμπρόθεσμη καταβολή δόσεων μπορεί να δημιουργήσει εκ νέου πρόβλημα στην ασφαλιστική κατάσταση της επιχείρησης και να εμποδίσει την έκδοση του αποδεικτικού.
