Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής αποτελεί μέρος της ψηφιακής παρακολούθησης διακίνησης αποθεμάτων μέσω της πλατφόρμας myDATA της ΑΑΔΕ. Η υποχρέωση αφορά τις οντότητες των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων που διακινούν αποθέματα, όταν απαιτείται παραστατικό διακίνησης σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις.
Δεν πρόκειται απλώς για μια ηλεκτρονική εκτύπωση του παλιού δελτίου αποστολής. Το ψηφιακό παραστατικό διακίνησης εκδίδεται με συγκεκριμένο μορφότυπο, διαβιβάζεται στην πλατφόρμα myDATA και φέρει τα προβλεπόμενα στοιχεία ταυτοποίησης και ελέγχου, ώστε η διακίνηση να μπορεί να επιβεβαιωθεί ψηφιακά.
Τι Είναι το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής
Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής είναι παραστατικό διακίνησης αποθεμάτων που εκδίδεται ψηφιακά και διαβιβάζεται στην πλατφόρμα myDATA πριν από την έναρξη της διακίνησης, όταν η επιχείρηση διακινεί αποθέματα και δεν καλύπτεται η διακίνηση από άλλο κατάλληλο παραστατικό αξίας με ένδειξη διακίνησης.
Ως αποθέματα νοούνται, κατά βάση, τα αγαθά που κατέχονται για πώληση, τα αγαθά που βρίσκονται στην παραγωγική διαδικασία με σκοπό την πώληση, καθώς και υλικά ή εφόδια που πρόκειται να αναλωθούν για παραγωγή ή παροχή υπηρεσιών.
Η διακίνηση μπορεί να αφορά πώληση, επιστροφή, ενδοδιακίνηση, δειγματισμό, έκθεση, επεξεργασία, χρησιδανεισμό, αποθήκευση σε τρίτους ή άλλη νόμιμη αιτία μεταφοράς αποθεμάτων.
Πότε Απαιτείται Ψηφιακό Παραστατικό Διακίνησης
Ψηφιακό παραστατικό διακίνησης απαιτείται όταν υπάρχει φυσική μεταφορά αποθεμάτων και η διακίνηση πρέπει να τεκμηριωθεί φορολογικά. Το παραστατικό μπορεί να είναι είτε δελτίο αποστολής άνευ αξίας είτε παραστατικό αξίας, όπως τιμολόγιο ή απόδειξη λιανικής, με την προβλεπόμενη ένδειξη διακίνησης αποθεμάτων.
| Περίπτωση | Τι εκδίδεται | Βασική παρατήρηση |
|---|---|---|
| Πώληση αγαθών χωρίς άμεση έκδοση τιμολογίου πριν από τη μεταφορά | Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής | Το τιμολόγιο εκδίδεται μεταγενέστερα και συσχετίζεται με το δελτίο αποστολής. |
| Πώληση αγαθών με τιμολόγιο πριν από την έναρξη της μεταφοράς | Τιμολόγιο με ένδειξη διακίνησης αποθεμάτων | Δεν απαιτείται ξεχωριστό δελτίο αποστολής, εφόσον το τιμολόγιο καλύπτει και τη διακίνηση. |
| Λιανική πώληση με αποστολή αγαθών | Απόδειξη λιανικής με ένδειξη διακίνησης ή διακριτό παραστατικό διακίνησης, ανάλογα με την περίπτωση | Σε ορισμένες περιπτώσεις απαιτείται διακριτή έκδοση παραστατικού διακίνησης και αξίας, ιδίως όταν γίνεται χρήση ΦΗΜ. |
| Επιστροφή αποθεμάτων | Πιστωτικό παραστατικό με ένδειξη διακίνησης ή ψηφιακό δελτίο αποστολής | Ο σκοπός διακίνησης αποτυπώνεται ως επιστροφή. |
| Ενδοδιακίνηση μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας επιχείρησης | Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής, όταν υπάρχει υποχρέωση | Για εγκαταστάσεις που απέχουν έως 10 χλμ. σε ευθεία γραμμή δεν υφίσταται υποχρέωση έκδοσης παραστατικού διακίνησης. |
| Δειγματισμός, έκθεση, επεξεργασία ή αποθήκευση σε τρίτους | Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής | Ο σκοπός διακίνησης πρέπει να αποτυπώνεται σωστά στο παραστατικό. |
| Συγκεντρωτική διακίνηση επί αυτοκινήτου | Συγκεντρωτικό Δελτίο Αποστολής | Χρησιμοποιείται όταν το όχημα μεταφέρει αποθέματα για περισσότερους παραλήπτες. |
Πότε Δεν Απαιτείται Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής
Δεν απαιτείται ξεχωριστό Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής σε κάθε μεταφορά αγαθών. Πρέπει πρώτα να εξετάζεται αν η διακίνηση καλύπτεται από άλλο παραστατικό ή αν εμπίπτει σε εξαίρεση.
- Όταν δεν υπάρχει φυσική διακίνηση αποθεμάτων, όπως σε καθαρή παροχή υπηρεσιών χωρίς μεταφορά αγαθών.
- Όταν έχει εκδοθεί πριν από την έναρξη της μεταφοράς τιμολόγιο ή άλλο παραστατικό αξίας με την ένδειξη διακίνησης αποθεμάτων και τα απαιτούμενα στοιχεία διακίνησης.
- Όταν πρόκειται για διακίνηση εντός της ίδιας εγκατάστασης ή μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας επιχείρησης που απέχουν έως 10 χλμ. σε ευθεία γραμμή.
- Όταν πρόκειται για διακίνηση παγίων που δεν διακινούνται με σκοπό την πώληση, με την επιφύλαξη ειδικών περιπτώσεων όπως μίσθωση, χρησιδανεισμός, δωρεάν διάθεση ή επιστροφή μετά την ολοκλήρωση του σκοπού για τον οποίο διακινήθηκαν.
- Όταν η διακίνηση εμπίπτει σε ειδική εξαίρεση που προβλέπεται από την Α.1122/2024 ή τις σχετικές διευκρινίσεις της ΑΑΔΕ.
Τι Ισχύει από 1/12/2025 και Μετά
Από 1/12/2025 η πρώτη φάση της ψηφιακής παρακολούθησης διακίνησης αποθεμάτων εφαρμόζεται υποχρεωτικά για το σύνολο των υπόχρεων οντοτήτων. Η πρώτη φάση αφορά κυρίως την ψηφιακή έκδοση των παραστατικών διακίνησης και τη διαβίβαση των σχετικών δεδομένων στην πλατφόρμα myDATA.
Η δεύτερη φάση της ψηφιακής παρακολούθησης εφαρμόζεται σταδιακά. Από 12/10/2026 προβλέπεται υποχρεωτική διαβίβαση δεδομένων για φόρτωση, μεταφόρτωση, παραλαβή, ποσοτικό και ποιοτικό έλεγχο αποθεμάτων. Από 1/1/2027 προβλέπεται η εφαρμογή της ενιαίας κωδικοποίησης ειδών, σύμφωνα με τα ειδικότερα οριζόμενα.
Ποιος Εκδίδει το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής
Κατά γενικό κανόνα, εκδότης του παραστατικού διακίνησης είναι η οντότητα που εκκινεί τη διακίνηση αποθεμάτων από δικές της εγκαταστάσεις. Ανάλογα με τη συναλλαγή, ρόλο μπορεί να έχει ο αποστολέας, ο αποστολέας τρίτος, ο μεταφορέας, ο παραλήπτης ή ο παραλήπτης τρίτος.
| Ρόλος | Πρακτική σημασία |
|---|---|
| Αποστολέας | Η οντότητα που διακινεί αποθέματα από δικές της εγκαταστάσεις. |
| Αποστολέας τρίτος | Παραγγελιοδόχος ή αποθηκευτής που διακινεί αποθέματα από δικές του εγκαταστάσεις για λογαριασμό άλλου. |
| Μεταφορέας | Μπορεί να έχει υποχρέωση έκδοσης όταν διακινεί αποθέματα από δικές του εγκαταστάσεις, εφόσον λειτουργεί και ως αποθηκευτής. |
| Παραλήπτης | Συμμετέχει στην παραλαβή και, κατά περίπτωση, στη διαβίβαση αποδοχής ή ποσοτικής παραλαβής. |
Βασικά Στοιχεία που Πρέπει να Περιλαμβάνει
Το ψηφιακό παραστατικό διακίνησης πρέπει να περιλαμβάνει τα απαιτούμενα στοιχεία του εκδότη, του λήπτη, της διακίνησης και των αποθεμάτων. Η ορθή συμπλήρωση είναι κρίσιμη, γιατί λανθασμένα ή ελλιπή στοιχεία μπορεί να οδηγήσουν σε προβλήματα κατά τον έλεγχο ή κατά τη συσχέτιση με το μεταγενέστερο παραστατικό αξίας.
- στοιχεία εκδότη και λήπτη,
- ημερομηνία και ώρα έναρξης αποστολής,
- τόπος φόρτωσης και τόπος παράδοσης,
- σκοπός διακίνησης,
- μεταφορικό μέσο ή ένδειξη διακίνησης χωρίς μεταφορικό μέσο,
- είδος, μονάδα μέτρησης και ποσότητα αποθεμάτων,
- τυχόν στοιχεία συσχετιζόμενων οντοτήτων, όταν υπάρχουν,
- συσχέτιση με μεταγενέστερο τιμολόγιο ή άλλο παραστατικό, όταν απαιτείται.
Τύποι Παραστατικών που Χρησιμοποιούνται στο myDATA
Στην ψηφιακή παρακολούθηση διακίνησης αποθεμάτων χρησιμοποιούνται παραστατικά αξίας με ένδειξη διακίνησης, καθώς και παραστατικά διακίνησης άνευ αξίας. Η επιλογή του σωστού τύπου εξαρτάται από το είδος της συναλλαγής και τον σκοπό της διακίνησης.
| Τύπος παραστατικού | Πότε χρησιμοποιείται |
|---|---|
| Τιμολόγιο Πώλησης με ένδειξη διακίνησης αποθεμάτων | Όταν το τιμολόγιο εκδίδεται πριν από τη μεταφορά και καλύπτει και τη διακίνηση. |
| Απόδειξη Λιανικής Πώλησης με ένδειξη διακίνησης αποθεμάτων | Σε λιανικές συναλλαγές όπου η απόδειξη λειτουργεί και ως παραστατικό διακίνησης, εφόσον επιτρέπεται. |
| 9.1 Δελτίο Αποστολής Συσχετιζόμενο | Όταν το δελτίο αποστολής πρόκειται να συσχετιστεί με μεταγενέστερο παραστατικό. |
| 9.2 Συγκεντρωτικό Δελτίο Αποστολής | Σε συγκεντρωτικές διακινήσεις, όπως διακίνηση επί αυτοκινήτου για πολλούς παραλήπτες. |
| 9.3 Δελτίο Αποστολής | Σε διακίνηση αποθεμάτων άνευ αξίας, ανάλογα με τον σκοπό διακίνησης. |
| 10.1 ή 10.2 Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής | Σε περιπτώσεις παραλαβής αποθεμάτων, αποκλίσεων, άρνησης έκδοσης ή παραλαβής από αλλοδαπή, κατά περίπτωση. |
Παράδειγμα στην Πράξη
Επιχείρηση εμπορίας ηλεκτρολογικού υλικού στη Θεσσαλονίκη αποστέλλει εμπορεύματα σε πελάτη στην Αθήνα με δικό της φορτηγό. Το τιμολόγιο δεν έχει εκδοθεί πριν από την έναρξη της μεταφοράς και πρόκειται να εκδοθεί αργότερα.
Στην περίπτωση αυτή, πριν ξεκινήσει η διακίνηση, πρέπει να εκδοθεί και να διαβιβαστεί ψηφιακό παραστατικό διακίνησης, με σκοπό διακίνησης την πώληση. Το μεταγενέστερο τιμολόγιο πρέπει να συσχετιστεί με το δελτίο αποστολής.
Αν κατά τον έλεγχο καθ’ οδόν διαπιστωθεί ότι τα αποθέματα διακινούνται χωρίς παραστατικό στοιχείο διακίνησης που πληροί τις προβλεπόμενες προδιαγραφές, επιβάλλεται το πρόστιμο που προβλέπει ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας.
Τι Γίνεται σε Περίπτωση Απώλειας Διασύνδεσης
Σε περίπτωση απώλειας διασύνδεσης ή αποδεδειγμένης αδυναμίας σύνδεσης στο δίκτυο, τα ψηφιακά παραστατικά διακίνησης εκδίδονται χωρίς να διακόπτεται η συναλλαγή, με διακριτή ένδειξη απώλειας διασύνδεσης, και διαβιβάζονται μετά την αποκατάσταση της σύνδεσης, σύμφωνα με τις οδηγίες της ΑΑΔΕ.
Για διακινήσεις εκτός εγκατάστασης, ιδίως σε γεωγραφικά απομακρυσμένα σημεία με περιορισμένη κάλυψη δικτύου, μπορεί να χρησιμοποιηθεί χειρόγραφη διαδικασία μόνο στο πλαίσιο που προβλέπεται από τις σχετικές διευκρινίσεις, με υποχρέωση μεταγενέστερης διαβίβασης των δεδομένων.
Πρόστιμα σε Φορολογικό Έλεγχο
Για διακίνηση αγαθών χωρίς την ύπαρξη παραστατικών στοιχείων διακίνησης, επιβάλλεται πρόστιμο ανά φορολογικό έλεγχο. Το ύψος του προστίμου διαφοροποιείται ανάλογα με το λογιστικό σύστημα που τηρεί η επιχείρηση.
| Παράβαση | Πρόστιμο |
|---|---|
| Διακίνηση αγαθών χωρίς παραστατικά στοιχεία διακίνησης από οντότητα με απλογραφικό λογιστικό σύστημα | 5.000 ευρώ ανά φορολογικό έλεγχο |
| Διακίνηση αγαθών χωρίς παραστατικά στοιχεία διακίνησης από οντότητα με διπλογραφικό λογιστικό σύστημα | 10.000 ευρώ ανά φορολογικό έλεγχο |
Το πρόστιμο αφορά τη διακίνηση χωρίς την ύπαρξη παραστατικών στοιχείων διακίνησης. Αν υπάρχει υποτροπή, εφαρμόζονται οι ειδικές διατάξεις του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας.
Τι Πρέπει να Προσέχει η Επιχείρηση
- Να ελέγχει αν η διακίνηση αφορά αποθέματα και αν εμπίπτει στην υποχρέωση ψηφιακής παρακολούθησης.
- Να εκδίδει το κατάλληλο παραστατικό πριν από την έναρξη της διακίνησης, όταν πρόκειται για αποστολή αποθεμάτων.
- Να χρησιμοποιεί σωστό σκοπό διακίνησης, όπως πώληση, επιστροφή, ενδοδιακίνηση, δειγματισμός ή επεξεργασία.
- Να μη θεωρεί ότι κάθε τιμολόγιο καλύπτει αυτόματα τη διακίνηση, αν δεν φέρει την προβλεπόμενη ένδειξη και τα απαιτούμενα στοιχεία.
- Να συσχετίζει το δελτίο αποστολής με το μεταγενέστερο τιμολόγιο, όταν η τιμολόγηση γίνεται μετά τη διακίνηση.
- Να ελέγχει σωστά τόπο φόρτωσης, τόπο παράδοσης, ημερομηνία, ώρα, είδη και ποσότητες.
- Να έχει διαδικασία για περιπτώσεις απώλειας διασύνδεσης ή διακίνησης από σημεία με περιορισμένη κάλυψη δικτύου.
- Να συμβουλεύεται τον λογιστή ή τον φοροτεχνικό της επιχείρησης για ειδικές περιπτώσεις, όπως τριγωνικές συναλλαγές, αποθήκευση σε τρίτους, ενδοδιακινήσεις ή παραλαβές από αλλοδαπή.
Συμπέρασμα
Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής δεν είναι απλώς μια τυπική διαδικασία. Αποτελεί βασικό στοιχείο τεκμηρίωσης της φυσικής διακίνησης αποθεμάτων και συνδέεται άμεσα με τη διαβίβαση δεδομένων στην πλατφόρμα myDATA.
Η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει πότε απαιτείται ψηφιακό παραστατικό διακίνησης, πότε αρκεί παραστατικό αξίας με ένδειξη διακίνησης και πότε υπάρχει εξαίρεση. Η σωστή έκδοση πριν από την έναρξη της μεταφοράς, η ορθή συμπλήρωση των στοιχείων και η συσχέτιση με το μεταγενέστερο παραστατικό αξίας προστατεύουν την επιχείρηση από φορολογικές παραβάσεις και πρόστιμα.
Νομική βάση: Άρθρο 5 ν.4308/2014, Α.1122/2024, Α.1123/2024, Ε.2030/2025, Ε.2016/2026 και άρθρο 57 ν.5104/2024, όπως ισχύουν.
