Η Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου μέσω gov.gr δίνει τη δυνατότητα στους πολίτες να υπογράφουν και να βεβαιώνουν ηλεκτρονικά έγγραφα με πλήρη νομική ισχύ, χωρίς να απαιτείται φυσική παρουσία σε ΚΕΠ ή άλλη δημόσια υπηρεσία. Η διαδικασία πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου ηλεκτρονικά μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης και επιτρέπει την ψηφιακή υπογραφή εγγράφων σε λίγα λεπτά, με χρήση των προσωπικών κωδικών Taxisnet ή των κωδικών web banking. Η υπογραφή που εκδίδεται αναγνωρίζεται από δημόσιες υπηρεσίες, τράπεζες και ιδιωτικούς φορείς, και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πολλές διοικητικές ή ιδιωτικές διαδικασίες.
Τι Χρειάζεστε πριν Ξεκινήσετε τη Διαδικασία
Για την ολοκλήρωση της ψηφιακής βεβαίωσης εγγράφου απαιτείται η χρήση των προσωπικών κωδικών πρόσβασης, είτε μέσω των κωδικών Taxisnet είτε μέσω των στοιχείων web banking, προκειμένου να πραγματοποιηθεί η ταυτοποίηση του χρήστη στο σύστημα. Είναι επίσης απαραίτητη η εγγραφή στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας, ώστε να είναι επιβεβαιωμένος ο αριθμός κινητού τηλεφώνου που θα χρησιμοποιηθεί για την αποστολή κωδικών επιβεβαίωσης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Τέλος, χρειάζεται διαθέσιμο το κινητό τηλέφωνο για τη λήψη των κωδικών ασφαλείας, καθώς και το έγγραφο προς βεβαίωση σε ηλεκτρονική μορφή PDF.
Ποια Έγγραφα Μπορούν να Υπογραφούν Ψηφιακά
Η ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υπογραφή ή τη βεβαίωση γνησίου υπογραφής σε πολλούς τύπους εγγράφων. Ενδεικτικά, εφαρμόζεται σε υπεύθυνες δηλώσεις και αιτήσεις που έχουν ήδη συνταχθεί, σε συμβάσεις ή ιδιωτικά συμφωνητικά, όπως μισθωτήρια συμβόλαια, καθώς και σε έγγραφα που απευθύνονται σε δημόσιες υπηρεσίες, όπως η Εφορία, ο ΕΦΚΑ ή οι Δήμοι, ή σε άλλες διοικητικές και ιδιωτικές διαδικασίες.
Βήμα 1: Είσοδος στην Υπηρεσία
Η διαδικασία ξεκινά από την υπηρεσία ψηφιακής βεβαίωσης εγγράφου της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης. Στη σελίδα της υπηρεσίας βρίσκεται το κουμπί «Είσοδος στην Υπηρεσία», το οποίο μεταφέρει τον χρήστη στη σελίδα σύνδεσης με τους προσωπικούς κωδικούς Taxisnet.
Βήμα 2: Σύνδεση στο Σύστημα
Ο χρήστης συνδέεται με τους προσωπικούς κωδικούς Taxisnet και επιβεβαιώνει την είσοδο μέσω του κωδικού που λαμβάνει στο κινητό του τηλέφωνο.
Βήμα 3: Ανέβασμα του Εγγράφου
Στη συνέχεια επιλέγεται «Ανέβασμα Εγγράφου» και φορτώνεται το αρχείο προς υπογραφή. Η πλατφόρμα υποστηρίζει κυρίως αρχεία PDF, ενώ σε ορισμένες περιπτώσεις είναι δυνατή η μετατροπή άλλων μορφών εγγράφων.
Βήμα 4: Ψηφιακή Υπογραφή του Εγγράφου
Με την επιλογή της εντολής «Υπογραφή», το σύστημα προσθέτει στο έγγραφο την ψηφιακή βεβαίωση, η οποία περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμο του υπογράφοντος και τα στοιχεία ταυτοποίησής του.
Βήμα 5: Λήψη του Υπογεγραμμένου Εγγράφου
Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, το υπογεγραμμένο αρχείο είναι διαθέσιμο για λήψη σε μορφή PDF, ώστε να αποθηκευτεί ή να αποσταλεί ηλεκτρονικά όπου απαιτείται.
Διάκριση Ψηφιακής Βεβαίωσης από Εξουσιοδότηση και Υπεύθυνη Δήλωση
Οι τρεις αυτές ηλεκτρονικές υπηρεσίες του gov.gr συγχέονται συχνά, καθώς μοιράζονται τον ίδιο τρόπο πρόσβασης. Η διαφορά τους όμως είναι ουσιαστική. Η ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου δεν δημιουργεί νέο έγγραφο· επικυρώνει ένα έγγραφο που ήδη έχετε, προσθέτοντας σε αυτό ψηφιακή υπογραφή με πλήρη νομική ισχύ. Αντίθετα, η εξουσιοδότηση και η υπεύθυνη δήλωση δημιουργούν εξ αρχής ένα νέο έγγραφο μέσα από τη φόρμα της πλατφόρμας, με προκαθορισμένο περιεχόμενο. Στην πράξη, οι τρεις υπηρεσίες συχνά συνδυάζονται: μπορείτε, για παράδειγμα, να συντάξετε μια υπεύθυνη δήλωση ή μια εξουσιοδότηση, και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε την ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου για να υπογράψετε ένα άλλο, ήδη υπάρχον αρχείο που πρέπει να καταθέσετε μαζί με αυτές.
Τι Πρέπει να Γνωρίζετε πριν την Υποβολή
Η ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου αποτελεί προσωπική διαδικασία και μπορεί να πραγματοποιηθεί αποκλειστικά από τον κάτοχο των προσωπικών κωδικών πρόσβασης, καθώς απαιτείται ταυτοποίηση του χρήστη μέσω των επίσημων συστημάτων του Δημοσίου. Η υπηρεσία είναι διαθέσιμη τόσο από υπολογιστή όσο και από κινητές συσκευές, όπως smartphone ή tablet, προσφέροντας ευελιξία και άμεση εξυπηρέτηση. Για λόγους ασφάλειας και ορθής λειτουργίας, συνιστάται τα έγγραφα να υποβάλλονται σε μορφή PDF, ώστε να διασφαλίζεται η συμβατότητα και η εγκυρότητα της διαδικασίας.
Νομική Βάση
Η δυνατότητα ψηφιακής βεβαίωσης εγγράφου μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης θεμελιώνεται στον ν. 4727/2020 (ΦΕΚ Α’ 184) για την Ψηφιακή Διακυβέρνηση, και ειδικότερα στο άρθρο 27 αυτού. Τα έγγραφα που εκδίδονται ή βεβαιώνονται μέσω gov.gr φέρουν μοναδικό αριθμό επαλήθευσης και προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από κάθε φορέα του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, ανεξάρτητα από το αν διακινούνται ηλεκτρονικά ή σε έντυπη μορφή. Η δυνατότητα ψηφιακής βεβαίωσης εγγράφου καλύπτει επίσης εταιρείες και λοιπά νομικά πρόσωπα, όχι μόνο φυσικά πρόσωπα.
Έντυπα Υποδειγμάτων Εξουσιοδότησης και Υπεύθυνης Δήλωσης σε Word και PDF
Αν δεν επιθυμείτε να ολοκληρώσετε τη διαδικασία ψηφιακά μέσω gov.gr, μπορείτε εναλλακτικά να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω έντυπα υποδείγματα, τα οποία συμπληρώνετε και καταθέτετε στον φορέα που αφορά, με θεώρηση του γνησίου της υπογραφής σας σε ΚΕΠ ή αστυνομικό τμήμα.
