Ο χρόνος διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων επιχειρήσεων δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται πλέον μηχανικά με τη φράση «κρατάμε τα βιβλία για πέντε χρόνια». Μετά τον ν. 5104/2024, ο οποίος αποτελεί τον ισχύοντα Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας, η υποχρέωση διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων συνδέεται με το άρθρο 13 του ΚΦΔ και με τις περιπτώσεις παραγραφής του άρθρου 37.
Η ΔΕΔ 1064/2025 δέχθηκε ότι με τον νέο Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας επήλθε τροποποίηση στη διάταξη για τη χρονική περίοδο υποχρεωτικής διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων και ότι η περίοδος αυτή ορίζεται πλέον δεκαετής. Ταυτόχρονα, έκρινε ότι η δεκαετής διαφύλαξη δεν ισχύει για τα φορολογικά έτη 2015, 2016 και 2017, επειδή για τα έτη αυτά είχε ήδη λήξει η προηγούμενη πενταετής υποχρέωση διαφύλαξης.
Ποιος ΚΦΔ Ισχύει Σήμερα
Όταν γίνεται αναφορά στον Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας ή ΚΦΔ, νοείται ο ισχύων ΚΦΔ, δηλαδή ο ν. 5104/2024 «Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ Α’ 58/19.04.2024).
Ο προηγούμενος ΚΦΔ, ν. 4987/2022, καταργήθηκε από την έναρξη ισχύος του ν. 5104/2024, με τις ειδικές εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 86. Το άρθρο 117 του ν. 5104/2024 ορίζει ότι η ισχύς του νόμου αρχίζει από τη δημοσίευσή του στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, με επιφύλαξη συγκεκριμένων εξαιρέσεων που αφορούν άλλες διατάξεις.
Το Άρθρο 13 του ΚΦΔ Αυτολεξεί
Η βασική διάταξη για την τήρηση και τη διαφύλαξη των λογιστικών αρχείων βρίσκεται στο άρθρο 13 του ισχύοντος Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας. Για λόγους ακρίβειας, παρατίθεται κατωτέρω το κρίσιμο περιεχόμενο της διάταξης:
ΜΕΡΟΣ Γ’: ΤΗΡΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ – ΒΙΒΛΙΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ
1. Κάθε πρόσωπο με εισόδημα από επιχειρηματική δραστηριότητα υποχρεούται να τηρεί αξιόπιστο λογιστικό σύστημα και κατάλληλα λογιστικά αρχεία (βιβλία και στοιχεία), για τη σύνταξη των χρηματοοικονομικών καταστάσεων και άλλων πληροφοριών, σύμφωνα με τα λογιστικά πρότυπα που προβλέπονται στην ελληνική νομοθεσία και για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων της φορολογικής νομοθεσίας. Για την εφαρμογή του Κώδικα, το λογιστικό σύστημα και τα λογιστικά αρχεία εξετάζονται ως ενιαίο σύνολο και όχι αποσπασματικά τα επιμέρους συστατικά τους, σε ό,τι αφορά την αξιοπιστία και την καταλληλότητά τους.
2. Τα λογιστικά αρχεία, οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί, οι φορολογικές μνήμες και αρχεία που δημιουργούν οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί διαφυλάσσονται κατ’ ελάχιστον:
α) για διάστημα πέντε (5) ετών από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους, μέσα στο οποίο υπάρχει η υποχρέωση υποβολής δήλωσης, ή
β) έως ότου, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις των παρ. 2 και 3 του άρθρου 37, παραγραφεί το δικαίωμα έκδοσης πράξης προσδιορισμού του φόρου από τη Φορολογική Διοίκηση, ή
γ) έως ότου τελεσιδικήσει η υπόθεση την οποία αφορά η απαίτηση της Φορολογικής Διοίκησης, σε συνέχεια διενέργειας φορολογικού ελέγχου, ή έως ότου αποσβεσθεί ολοσχερώς η απαίτηση λόγω εξόφλησης.
Τι Σημαίνει Πρακτικά το Άρθρο 13 για τις Επιχειρήσεις
Το άρθρο 13 παρ. 2 δεν περιορίζει τη διαφύλαξη των λογιστικών αρχείων μόνο στην πενταετία. Η πενταετία παραμένει το πρώτο χρονικό όριο της διάταξης, όμως το ίδιο άρθρο παραπέμπει και στις παρ. 2 και 3 του άρθρου 37, δηλαδή στις περιπτώσεις κατά τις οποίες το δικαίωμα της Φορολογικής Διοίκησης για έκδοση πράξης προσδιορισμού φόρου δεν έχει ακόμη παραγραφεί.
Η κρίσιμη φράση της διάταξης είναι ότι τα αρχεία «διαφυλάσσονται κατ’ ελάχιστον». Επομένως, η πενταετία δεν πρέπει να διαβάζεται ως αυτόματο σημείο καταστροφής αρχείων. Αν υπάρχει λόγος μεγαλύτερης διαφύλαξης, όπως παράταση, δεκαετής δυνατότητα κοινοποίησης πράξης, εκκρεμής έλεγχος ή απαίτηση της Φορολογικής Διοίκησης, τα σχετικά αρχεία πρέπει να συνεχίσουν να διατηρούνται.
Η ΔΕΔ 1064/2025 και η Δεκαετής Διαφύλαξη
Η ΔΕΔ 1064/2025 είναι σημαντική, γιατί ερμήνευσε τη νέα διάταξη του άρθρου 13 παρ. 2 του ν. 5104/2024 σε σχέση με τον χρόνο διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων. Στο σκεπτικό της, η ΔΕΔ αναφέρει ότι με τον νέο Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας επήλθε τροποποίηση στη διάταξη περί της χρονικής περιόδου υποχρεωτικής διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων κάθε φορολογικού έτους, η οποία ορίζεται πλέον δεκαετής.
Η διατύπωση αυτή είναι το βασικό σημείο για τις επιχειρήσεις. Με βάση τη ΔΕΔ, η νέα διάταξη του άρθρου 13 παρ. 2 αντιμετωπίζει τη διαφύλαξη των λογιστικών αρχείων με δεκαετή πλέον ορίζοντα, λόγω της σύνδεσης με το άρθρο 37 παρ. 3 του ΚΦΔ.
Για Ποια Έτη Δεν Ισχύει η Δεκαετής Διαφύλαξη
Η ίδια απόφαση ξεκαθαρίζει ότι η δεκαετής διαφύλαξη δεν ισχύει για τα φορολογικά έτη 2015, 2016 και 2017. Η ΔΕΔ αναφέρει χαρακτηριστικά ότι η διάταξη του άρθρου 13 παρ. 2 του ν. 5104/2024 περί υποχρέωσης για δεκαετή διαφύλαξη των λογιστικών αρχείων επουδενί δεν ισχύει για τα συγκεκριμένα φορολογικά έτη.
Ο λόγος είναι ότι κατά την έναρξη ισχύος του ν. 5104/2024, δηλαδή στις 19/04/2024, είχε ήδη λήξει η προηγούμενη πενταετής υποχρέωση διαφύλαξης για τα φορολογικά έτη 2015, 2016 και 2017. Συγκεκριμένα, η ΔΕΔ έκρινε ότι η επιχείρηση δεν υποχρεούτο να έχει διαφυλάξει τα λογιστικά αρχεία του φορολογικού έτους 2015 μετά τις 31/12/2021, του φορολογικού έτους 2016 μετά τις 31/12/2022 και του φορολογικού έτους 2017 μετά τις 31/12/2023.
Τι Ισχύει για τα Έτη από το 2018 και Μετά
Για τα φορολογικά έτη από το 2018 και μετά, η πρακτική αντιμετώπιση πρέπει να είναι διαφορετική από τα έτη 2015-2017. Ο λόγος είναι ότι στις 19/04/2024, όταν τέθηκε σε ισχύ ο ν. 5104/2024, η προηγούμενη πενταετής υποχρέωση διαφύλαξης για τα έτη αυτά δεν είχε ακόμη λήξει.
Με βάση το σκεπτικό της ΔΕΔ 1064/2025, η δεκαετής διαφύλαξη που προβλέπεται πλέον από το άρθρο 13 παρ. 2 του ν. 5104/2024 δεν μπορεί να αποκλειστεί για τα έτη από το 2018 και μετά με τον ίδιο τρόπο που αποκλείστηκε για τα έτη 2015, 2016 και 2017. Για τον λόγο αυτό, η ασφαλής πρακτική για τις επιχειρήσεις είναι να διατηρούν τα λογιστικά αρχεία των ετών από το 2018 και μετά με δεκαετή ορίζοντα, εκτός αν υπάρξει ειδικότερη μεταγενέστερη διοικητική ή δικαστική κρίση που να ορίζει διαφορετικά.
Πίνακας Χρόνου Διαφύλαξης Λογιστικών Αρχείων Επιχειρήσεων
Στον παρακάτω πίνακα παρουσιάζεται η πρακτική εικόνα του χρόνου διαφύλαξης λογιστικών αρχείων επιχειρήσεων, με βάση το άρθρο 13 παρ. 2 του ν. 5104/2024 και τη ΔΕΔ 1064/2025.
| Φορολογικό έτος | Κατάσταση κατά την έναρξη ισχύος του ν. 5104/2024 | Χρόνος διαφύλαξης με βάση ασφαλή πρακτική | Παρατήρηση |
|---|---|---|---|
| 2015 | Η πενταετής υποχρέωση είχε ήδη λήξει | Έως 31/12/2021 | Η ΔΕΔ 1064/2025 έκρινε ότι δεν εφαρμόζεται δεκαετής διαφύλαξη. |
| 2016 | Η πενταετής υποχρέωση είχε ήδη λήξει | Έως 31/12/2022 | Η ΔΕΔ 1064/2025 έκρινε ότι δεν εφαρμόζεται δεκαετής διαφύλαξη. |
| 2017 | Η πενταετής υποχρέωση είχε ήδη λήξει | Έως 31/12/2023 | Η ΔΕΔ 1064/2025 έκρινε ότι δεν εφαρμόζεται δεκαετής διαφύλαξη. |
| 2018 | Η πενταετής υποχρέωση δεν είχε λήξει | Διατήρηση με δεκαετή ορίζοντα | Ασφαλής πρακτική με βάση το άρθρο 13 και το σκεπτικό της ΔΕΔ. |
| 2019 | Η πενταετής υποχρέωση δεν είχε λήξει | Διατήρηση με δεκαετή ορίζοντα | Ασφαλής πρακτική με βάση το άρθρο 13 και το σκεπτικό της ΔΕΔ. |
| 2020 | Η πενταετής υποχρέωση δεν είχε λήξει | Διατήρηση με δεκαετή ορίζοντα | Ασφαλής πρακτική με βάση το άρθρο 13 και το σκεπτικό της ΔΕΔ. |
| 2021 | Η πενταετής υποχρέωση δεν είχε λήξει | Διατήρηση με δεκαετή ορίζοντα | Ασφαλής πρακτική με βάση το άρθρο 13 και το σκεπτικό της ΔΕΔ. |
| 2022 | Η πενταετής υποχρέωση δεν είχε λήξει | Διατήρηση με δεκαετή ορίζοντα | Ασφαλής πρακτική με βάση το άρθρο 13 και το σκεπτικό της ΔΕΔ. |
| 2023 | Η πενταετής υποχρέωση δεν είχε λήξει | Διατήρηση με δεκαετή ορίζοντα | Ασφαλής πρακτική με βάση το άρθρο 13 και το σκεπτικό της ΔΕΔ. |
| 2024 και επόμενα | Εφαρμογή του ισχύοντος ΚΦΔ | Διατήρηση με δεκαετή ορίζοντα | Η διαφύλαξη εξετάζεται με βάση το άρθρο 13 παρ. 2 του ν. 5104/2024. |
Πώς Υπολογίζεται ο Δεκαετής Ορίζοντας
Όταν εξετάζεται δεκαετής χρονικός ορίζοντας με βάση το άρθρο 37 παρ. 3, ο υπολογισμός δεν γίνεται απλώς από τη λήξη της χρήσης. Η διάταξη αναφέρεται σε δέκα έτη από τη λήξη του έτους μέσα στο οποίο λήγει η προθεσμία υποβολής της δήλωσης ή της δήλωσης της τελευταίας περιόδου, όταν προβλέπονται περισσότερες δηλώσεις.
Για παράδειγμα, για φορολογικό έτος 2024, η δήλωση φορολογίας εισοδήματος υποβάλλεται μέσα στο 2025. Εφόσον εξετάζεται δεκαετής χρονικός ορίζοντας, η αφετηρία δεν είναι η 31/12/2024 αλλά η 31/12/2025. Συνεπώς, ο δεκαετής ορίζοντας οδηγεί σε 31/12/2035 και όχι σε 31/12/2034.
Ενδεικτικός Πίνακας Δεκαετούς Διαφύλαξης
Στον παρακάτω πίνακα παρουσιάζεται ενδεικτικά ο δεκαετής ορίζοντας διαφύλαξης, με βάση τη λογική ότι η δήλωση φορολογίας εισοδήματος υποβάλλεται στο επόμενο ημερολογιακό έτος.
| Φορολογικό έτος | Έτος υποβολής δήλωσης εισοδήματος | Δεκαετής ορίζοντας διαφύλαξης |
|---|---|---|
| 2018 | 2019 | 31/12/2029 |
| 2019 | 2020 | 31/12/2030 |
| 2020 | 2021 | 31/12/2031 |
| 2021 | 2022 | 31/12/2032 |
| 2022 | 2023 | 31/12/2033 |
| 2023 | 2024 | 31/12/2034 |
| 2024 | 2025 | 31/12/2035 |
Ο πίνακας αυτός έχει πρακτικό χαρακτήρα και αφορά τον τρόπο οργάνωσης της διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων. Σε περίπτωση ανοιχτού ελέγχου, προσφυγής, δικαστικής εκκρεμότητας ή απαίτησης της Φορολογικής Διοίκησης, τα σχετικά αρχεία πρέπει να διατηρούνται μέχρι να τελεσιδικήσει η υπόθεση ή μέχρι να εξοφληθεί πλήρως η απαίτηση.
Τι Πρέπει να Κρατήσουν οι Επιχειρήσεις
Μετά τον ν. 5104/2024, η υποχρέωση διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων επιχειρήσεων πρέπει να αντιμετωπίζεται με δεκαετή ορίζοντα. Αυτό προκύπτει από το άρθρο 13 παρ. 2 του ισχύοντος ΚΦΔ και από το σκεπτικό της ΔΕΔ 1064/2025, η οποία δέχθηκε ότι η χρονική περίοδος υποχρεωτικής διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων ορίζεται πλέον δεκαετής.
Η εξαίρεση που κρίθηκε ρητά αφορά τα φορολογικά έτη 2015, 2016 και 2017. Για τα έτη αυτά, η ΔΕΔ έκρινε ότι η δεκαετής διαφύλαξη δεν εφαρμόζεται, επειδή η προηγούμενη πενταετής υποχρέωση είχε ήδη λήξει πριν από την έναρξη ισχύος του νέου ΚΦΔ.
Για τα φορολογικά έτη από το 2018 και μετά, η ασφαλής πρακτική είναι η διατήρηση των λογιστικών αρχείων με δεκαετή ορίζοντα, καθώς η πενταετής υποχρέωση δεν είχε λήξει κατά την έναρξη ισχύος του ν. 5104/2024. Η καταστροφή αρχείων πρέπει να αποφεύγεται, ιδίως όταν μπορεί να υπάρχει ενδεχόμενο ελέγχου, παράτασης, εκκρεμούς υπόθεσης ή απαίτησης της Φορολογικής Διοίκησης.
Πηγές: ν. 5104/2024 «Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ Α’ 58/19.04.2024), άρθρα 13, 37, 86 και 117, καθώς και ΔΕΔ 1064/2025.
